„Arbeitszeiten zu erfassen, finde ich sinnvoll“

Warum eine Zigarettenpause seiner Ansicht nach Freizeit ist und die Vier-Tage-Woche nichts taugt, erklärt der Wirtschaftswissenschaftler Andreas Hoff.




Andreas Hoff, 68, ist Wirtschaftswissenschaftler und Mathematiker. Er berät Unternehmen, die die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter neu gestalten wollen. Die Firma, die er 1983 dazu gegründet hatte, verließ er 2012 und arbeitet nun ohne Team. Er habe „praktisch alle Dax-Unternehmen“ beraten, sagt er. Heute gehören vor allem Mittelständler zu seinen Kunden. Außerdem erntet Hoff in seinem Haus in Potsdam gelegentlich Zitronen

brand eins: Herr Hoff, Ihre eigene Arbeitszeit scheinen Sie gut im Griff zu haben. Als ich Sie Mitte Dezember anschrieb, kam eine Abwesenheitsnotiz mit dem Hinweis, dass Sie erst am 12. Januar wieder im Büro sind.

Andreas Hoff: Ich achte darauf, dass ich im Jahr etwa 13 Wochen Urlaub mache. Dabei unterscheide ich zwischen Nichtarbeitsurlaub wie dem, auf den Sie anspielen, und Arbeitsurlaub, in dem ich mich aus der Beratung zurückziehe und mit meiner Frau verreise, zum Beispiel nach Portugal. Dann schreibe ich vormittags Texte, nachmittags haben wir frei. Arbeit und Freizeit strikt zu trennen, finde ich sehr wichtig.

Sie haben die Flexibilisierung von Arbeitszeiten mit vorangetrieben. Ist das kein Widerspruch?

Nein, eben nicht. Flexible Arbeitszeiten sollte man auf keinen Fall so verstehen, dass man das Private mit an den Arbeitsplatz trägt und die Arbeit mit ins Privatleben.

Wie dann?

Ich befürworte, wo immer möglich, Vertrauensarbeitszeit. Darunter verstehe ich, dass der Angestellte mit seinem Arbeitgeber eine feste Wochenarbeitszeit vereinbart. Wann der Mitarbeiter diese Stunden dann leistet, bleibt in einem bestimmten Rahmen ihm überlassen. Die Vorgesetzten sollten ihn dabei nicht kontrollieren.

Wie kann so ein Rahmen aussehen?

Man kann zum Beispiel mit allen Mitarbeitern vereinbaren, dass sie die täglichen acht Arbeitsstunden in einem Rahmen von maximal 13 Stunden erfüllen. Das heißt, der eine kann morgens noch sein Kind in den Kindergarten bringen, der andere früh anfangen und früh wieder gehen. Wenn etwas fertig werden muss, bleibt man länger. Und wenn weniger los ist oder man müde ist und sich sowieso nicht konzentrieren kann, macht man früher Feierabend.

Das heißt, jeder schreibt die Überstunden auf und bekommt dafür Ausgleichstage?

Davon rate ich ab. Solche Zeitkonten schaffen falsche Anreize. Meistens sind die Mitarbeiter mehr an ganzen freien Tagen interessiert als an kürzeren. Natürlich brauchen sie Urlaub, aber zusätzliche Gleittage sind für Unternehmen nicht attraktiv. Wenn ein Mitarbeiter mit besonderer Expertise fehlt, muss man ihn ersetzen. Ich habe erlebt, dass Angestellte solche Ausgleichstage schon im Voraus für das ganze Jahr in den Urlaubskalender eintragen. Das kann dazu führen, dass sie oft länger im Büro bleiben, auch wenn es gar nichts zu tun gibt, nur um ihr Konto zu füllen. Damit ist weder dem Unternehmen noch dem Mitarbeiter gedient.

Was schlagen Sie stattdessen vor?

Wenn ein Mitarbeiter an einigen Tagen mehr gearbeitet hat als vorgesehen, liegt es in seiner Verantwortung, das so schnell wie möglich wieder auszugleichen. Dazu kann er oder sie an anderen Tagen zum Beispiel schon nach sechs Stunden gehen.

Oft ist die Arbeitsbelastung so hoch, dass das nicht möglich ist.

Das ist leider richtig. In eigenverantwortlichen Systemen besteht die Gefahr, dass Angestellte von sich aus länger arbeiten, damit die Stapel auf dem Schreibtisch nicht immer weiter anwachsen. Wenn das passiert, stimmen aber auch die Voraussetzungen nicht: Vertrauensarbeitszeit kann nur funktionieren, wenn die Aufgaben in der vereinbarten Zeit auch zu schaffen sind. Über diese Kapazitäten spreche ich immer mit meinen Kunden. Ich sage ihnen auch, dass sie darüber permanent mit ihren Mitarbeitern im Austausch bleiben müssen.

Was heißt das?

Sobald ein Mitarbeiter sich überlastet fühlt, muss er das seiner Führungskraft sagen.

Das klingt in der Theorie gut. Aber vielleicht gilt dieser Mitarbeiter dann als langsam, zu wenig belastbar oder unfähig.

Es gibt in einem Team nun einmal immer welche, die mehr leisten, und welche, die weniger leisten. Darauf muss die Führungskraft ohnehin achten und sich vor allem um die Schwächeren kümmern. Am besten verteilt sie die Arbeit entsprechend: Die Schwächeren bekommen weniger Aufgaben, die sie innerhalb der vereinbarten Zeit schaffen können. Die Stärkeren bekommen mehr Aufgaben, darunter aber auch besonders attraktive, bei denen sie sich ausprobieren oder weiterentwickeln können.

Viele Unternehmen stellen auf agile Systeme um, in denen kleine Teams sich weitgehend selbst organisieren. Da sollen Vorgesetzte sich gar nicht mehr einmischen.

Für flexible Arbeitszeitsysteme ist das tatsächlich nicht hilfreich. Hierarchische Systeme haben den Vorteil, dass gute Führungskräfte die Mitarbeiter schützen, die weniger erledigen können. Ohne diese Steuerung wird ein Team leicht zum Wolfsrudel, in dem die Stärkeren gegen die vorgehen, die weniger schaffen.

Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass die Arbeitszeit von Angestellten erfasst werden muss. Erschwert auch das die Vertrauensarbeitszeit?

Ich denke, darüber wurde manchmal etwas zu aufgeregt diskutiert. Arbeitszeiten zu erfassen, finde ich ohnehin sinnvoll.

Wie bitte?

Ja, schauen Sie hier. Das ist eine App, die habe ich programmieren lassen. Wenn Sie anfangen zu arbeiten, stellen Sie hier eine Art Stoppuhr an. Wenn Ihre Mutter anruft oder Sie eine Pause machen, stellen Sie sie aus. Daneben wird die Gesamtzeit angezeigt, die Sie heute gearbeitet haben.

Das erinnert an die alte Stechuhr.

Nein, das sehe ich nicht so. Die hat ja keine Arbeitszeiten, sondern nur Anwesenheitszeiten gemessen. Ich stelle mir auch nicht vor, dass der Arbeitgeber die Ergebnisse der App kontrolliert. In der Regel soll nur der Angestellte selbst darauf Zugriff haben. So kann die App dabei helfen, ein besseres Gefühl dafür zu bekommen, wie lange man tatsächlich arbeitet. Viele stellen auf diese Weise fest, dass sie deutlich weniger Zeit mit ihrer eigentlichen Arbeit verbringen, als sie meinen. Andere bekommen eine Rückmeldung, wenn sie zu viel arbeiten. Denkbar ist, dass die App Alarm schlägt, wenn jemand zu viele Überstunden gemacht hat. Die Vorgesetzten sollten aber nur informiert werden, wenn die gesetzlichen Vorschriften verletzt werden.

Sieht das Urteil nicht vor, dass die Unternehmen selbst die Arbeitszeit der Angestellten erfassen?

Die Richter haben vorgegeben, dass Arbeitgeber Systeme zur Messung der Arbeitszeit einrichten sollen. Dabei geht es aber darum, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen, nicht die der Vertragsarbeitszeit. Da gibt es durchaus Interpretationsspielraum.

Um die App zu nutzen, muss man genau unterscheiden, was Arbeit und was Freizeit ist. Wozu gehört zum Beispiel eine Zigarettenpause?

Das ist Freizeit. Da müsste derjenige an der App die Arbeitszeit unterbrechen.

Klingt doch ein wenig nach Ausstempeln. Gilt die Regel auch für Gespräche mit Kollegen?

Nein, das finde ich nicht. Den Austausch mit Kollegen halte ich für sehr wichtig, weil bei solchen Begegnungen Ideen entstehen können. Beim kurzen Gespräch auf dem Flur bekommt man auch inoffizielle Informationen mit, die sehr wichtig sind. Deshalb rate ich meinen Kunden, dass die Angestellten nicht zu oft im Homeoffice arbeiten sollten. Zigarettenpausen sollten nicht als Arbeitszeit gelten, auch weil sich Kollegen, die nicht rauchen, benachteiligt fühlen könnten.

Was ist mit Nachrichtenlesen?

Wenn Sie als Journalistin sich dadurch über ein Thema auf dem Laufenden halten, ist das Arbeit. Wenn Sie sich zu Ihrem persönlichen Lesevergnügen aufs Sofa zurückziehen, ist es Freizeit. Vielleicht vermerken Sie die Hälfte als Arbeitszeit, die andere Hälfte als Freizeit.

Und Social Media? Auf Twitter folgen viele sowohl Kollegen, Branchengurus oder Politikern als auch Freunden.

Da gilt dasselbe. Bestimmen Sie nach Ihrem Gewissen, ob das Arbeit oder Freizeit war oder beides in Teilen.

Gerade in kreativen Berufen kann man oft erst zu Hause richtig nachdenken, wenn der Büro-Trubel vorbei ist.

Das kann man mal machen, grundsätzlich halte ich ausreichende Erholungsphasen aber für extrem wichtig. Viele Schriftsteller arbeiten nur vormittags und gehen dann spazieren oder machen etwas anderes. Ich weiß von keinem, der zwölf Stunden am Stück versucht, kreativ zu sein. Aber natürlich ist eine strikte Trennung nicht immer möglich. Ich habe Ihnen ja auch aus meinem Nichtarbeitsurlaub auf Ihre Mail geantwortet.

Was wollen die Unternehmen erreichen, die sich an Sie wenden?

Grundsätzlich können flexiblere Arbeitszeiten dabei helfen, die Aufträge der Kunden optimal zu erfüllen, die Produktivität zu erhöhen und den Mitarbeitern entgegenzukommen, die sich Flexibilität wünschen. Freizeit hat in den vergangenen Jahren einen viel höheren Stellenwert bekommen.

Es ist nicht lange her, dass die großen Tech-Firmen mit schönen Kantinen, Partys und Schlafkojen versuchten, das Privatleben der Mitarbeiter in die Firma zu integrieren und Freizeit praktisch über- flüssig zu machen.

Das ist schon wieder vorbei. Die junge Generation will pünktlich Feierabend machen und befürwortet deshalb Zeiterfassung. Hier hat sich die Arbeitskultur innerhalb von wenigen Jahren radikal verändert.

Wie können die Unternehmen darauf reagieren?

Grundsätzlich sind Arbeitszeiten schon viel flexibler geworden. Als ich vor mehr als 35 Jahren angefangen habe mit der Beratung, gab es noch starre Arbeitszeiten und Anwesenheitspflicht. Nach und nach setzte sich Gleitzeit durch, inzwischen bieten viele Unternehmen Vertrauensarbeitszeit, Teilzeit und geteilte Arbeitsplätze. Positiv fände ich es, wenn flexible Lebensarbeitszeiten sich weiter etablieren würden, also zum Beispiel Teilzeitmodelle während der Familienphase, und zwar für Mütter und Väter. Das kann natürlich auch bedeuten, dass die Familien dann weniger Geld haben.

Einige Firmen experimentieren auch mit kürzeren Arbeitszeiten bei gleichem Gehalt. Microsoft hat in Japan zum Beispiel eine Vier-Tage-Woche ausprobiert. Die Produktivität nahm sogar zu.

Solche Modelle halte ich für nicht verallgemeinerbar.

Warum nicht?

Wenn ein Unternehmen die Arbeitszeit reduziert und keine Einbußen in der Produktivität hat, kann das ja nur bedeuten, dass die Mitarbeiter vorher, übertrieben gesagt, den halben Tag geraucht und gequatscht haben. Auch bei Leuten wie Herrn Rheingans weiß man nicht, wie es vor der Umstellung im Unternehmen zugegangen ist.

Lasse Rheingans hat in seiner Softwarefirma die Arbeitszeiten der Angestellten auf fünf Stunden am Tag reduziert, von 8 bis 13 Uhr. In seinem Buch „Die Fünf-Stunden-Revolution“ beschreibt er, wie die Mitarbeiter seitdem sogar mehr leisten.

Und damit hat er es in jede Zeitung geschafft, obwohl sein Unternehmen gerade mal 15 Mitarbeiter hat. So etwas mag in Einzelfällen funktionieren, aber ein Modell für die gesamte Gesellschaft ist es ganz bestimmt nicht.

Dann geht es hier mehr um PR?

So sehe ich das. Unternehmen müssen heute etwas dafür tun, dass sie als attraktive Arbeitgeber wahrgenommen werden. In einer Zeit, in der vielen Freizeit wichtiger ist als Geld, eignet sich das Thema Arbeitszeit sehr gut zur Eigenwerbung. ---

Microsoft hat in Japan probeweise die Vier-Tage-Woche eingeführt, bei gleichem Gehalt. Im August 2019 begann für die Mitarbeiter das Wochenende schon am Donnerstagabend. Dafür strafften sie an den vier verbleibenden Tagen zum Beispiel Konferenzen. Erstaunlicherweise stieg die Produktivität nach Angaben des Unternehmens in dieser Zeit um knapp 40 Prozent im Vergleich zum Vorjahresmonat. Außerdem wurde weniger ausgedruckt und weniger Strom verbraucht.

Dass vielen heute Zeit mehr wert ist als Geld, bestätigt ein Versuch der Deutschen Bahn. Sie stellte den Mitarbeitern 2017 frei, ob sie eine tarifliche Lohnerhöhung von 2,6 Prozent haben wollen, 6 zusätzliche Urlaubstage oder 38 statt 39 Stunden Wochenarbeitszeit. 59 Prozent entschieden sich für mehr freie Zeit. In diesem Jahr wählen die Angestellten noch einmal.