„Oft ist die beste Lösung eine sehr einfache “

Nie war es so leicht, eine Firma zu gründen, wie heute. Jörg Rheinboldt und Tilman Kemper haben mit ihrem Beratungsprogramm Hunderte von Start-ups begleitet. Ein Gespräch über vielversprechende Anfänge mit geringen Mitteln. Und sieben Empfehlungen für digitale Werkzeuge.




brand eins: Ist es heute leichter, ein Unternehmen zu gründen als vor 20 Jahren?

Jörg Rheinboldt: Atomkraftwerke sind vermutlich genauso schwierig zu bauen wie früher. Aber für Firmen mit digitalen Geschäftsmodellen ist es tatsächlich sehr viel einfacher geworden. Vor zehn Jahren musste man in Rechenzentren investieren, heute mietet man sich virtuelle Server, Datenbanken und Netzwerke für ein paar Euro im Monat. All das, was früher einen Riesenaufwand bedeutete, erfordert heute keinerlei physische Infrastruktur mehr.

Ein Laptop und ein Tisch im Café reichen?

Rheinboldt: Im Grunde ja. Dazu kommt, dass man auf so vieles aufbauen kann, das bereits existiert. Weil sich viele Dinge über Schnittstellen miteinander verbinden lassen – man kann gewissermaßen alles digital zusammenstecken. Wer im Internet etwas verkaufen will, muss keinen Webshop mehr selber bauen, kein Bezahlsystem mehr programmieren.

Tilman Kemper: Wir wollen Firmen, die an unserem Programm teilnehmen, dabei helfen, darüber nachzudenken, was sie erreichen wollen. Und sie bei der Entscheidung unterstützen, was sie davon selbst komplett neu entwickeln müssen und wo sie sich etwas aus bereits existierenden Lösungen zusammenbauen können. Das ist ja nicht nur eine Kostenfrage. Dinge selbst zu machen benötigt Zeit. Und oft ist die beste Lösung eine sehr einfache.

Was wäre ein Beispiel für eine solche einfache Lösung?

Rheinboldt: Vor ein paar Jahren hatten wir eine Firma hier, die mobile Massagen anbieten wollte. Wie man eine Pizza bestellt, so sollte man auch eine Massage ordern können. Die Gründer überlegten lange, wie die App aussehen muss, welches Backoffice hintendran hängt. Wie verwaltet man die Therapeuten, die durch die Stadt fahren, wie rechnet man ab? Welche Poloshirts sollen sie tragen, um die Marke zu stärken? Nach drei Wochen haben wir gesagt: Testet doch erst mal, ob das überhaupt irgendjemand braucht – und wie viel von eurer Plattform ihr bauen müsst, um das herauszufinden.

Das Ergebnis: Um das hinzubekommen, mussten die Gründer gar nichts selbst programmieren. Sie stellten einfach eine Website ins Netz mit einem schönen Foto, auf der man seine Telefonnummer und Adresse eingeben konnte. Die Postleitzahl musste mit 10 beginnen, weil sie zuerst nur in Berlin testen wollten. Dann konnte man ein Produkt auswählen, zum Beispiel eine Stunde Massage für 49 Euro. Sobald jemand auf „bestellen“ klickte, verschickte die Website eine Mail, die auf einem eigens dafür angeschafften Smartphone eintraf. Einer der Gründer hatte dieses Telefon immer im Blick, und wenn eine Bestellung einging, rief er einen Therapeuten an und schickte ihn zu der Adresse. Kaum Aufwand, kaum Kosten. Die komplette App zu entwickeln hätte um ein Vielfaches länger gedauert.

Und gab es am Ende Bedarf?

Rheinboldt: Allerdings. Durch Facebook, Google und Instagram-Anzeigen mit engem Targetting kamen viele Leute auf die Website – und haben tatsächlich Massagen gebucht. Als die Gründer bei einem Meeting mit Investoren saßen, lag das Telefon auf dem Tisch und vibrierte immer, wenn eine Mail einging. Irgendwann fragte einer der potenziellen Geldgeber, ob nicht mal jemand dieses Telefon ausschalten könnte. Als die Gründer erklärten, nein, das ginge nicht, denn jedes Brummen sei eine neue Buchung, und einer von ihnen müsste jetzt auch mal rausgehen und die Therapeuten losschicken, machte das natürlich Eindruck.

Sie versuchen also zu vermitteln: Weniger ist mehr?

Kemper: So könnte man es sagen. Uns ist dennoch wichtig, den Gründern keine Standardlösungen aufzudrücken, denn die gibt es nicht. Jede Firma muss selbst herausfinden, welche digitalen Hilfsmittel am besten zu ihr passen. Dafür muss man einiges ausprobieren und sich dann entscheiden. Wie kommunizieren wir? Wo landen Daten? Wie setzen wir Prioritäten? Mit welchen Reaktionszeiten rechnen wir?

Gibt es auch Beispiele dafür, dass das Gründen mühsamer oder schwieriger geworden ist als früher?

Rheinboldt: Das ist meiner Meinung nach nur extrem selten der Fall. Das einzige Beispiel, das mir einfällt, wäre Relate IQ. Das war ein tolles Werkzeug für Customer Relationship Management (CRM), doch leider darf es aus rechtlichen Gründen nicht eingesetzt werden. Das Programm war gewissermaßen zwischen unseren Maileingängen, Kalendern und Adressbüchern angesiedelt, und wenn man sich eingeloggt hat, konnte man zum Beispiel nach Personen suchen. Wenn also bei uns im Team jemand Kontakt zu einem bestimmten Investor haben wollte, konnte er nicht nur den Eintrag im gemeinsamen Adressbuch sehen, sondern auch, dass ich dem vor zwei Stunden eine E-Mail geschrieben habe. Nicht den Inhalt der Mail wohlgemerkt, aber eben die Tatsache, dass da gerade ein Kontakt besteht. Das war extrem nützlich für unsere Arbeit.

Welche rechtlichen Probleme gab es?

Rheinboldt: Es war nicht mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vereinbar. Oder zumindest hat die Firma Salesforce, die Relate IQ gekauft hat, entschieden, dass sie es nicht DSGVO-konform hinbekommen. Und Salesforce als CRM-Plattform würde zwar auch all diese Möglichkeiten bieten, ist aber viel zu groß und komplex für unsere Zwecke. Die Einrichtung und der Betrieb würden uns wahrscheinlich erschlagen.

Wie verhindert man, dass man sich in all den Apps verzettelt und am Ende mehr Zeit mit der Verwaltung aller Kommunikationskanäle verbringt als mit der eigentlichen Arbeit?

Kemper: Wenn man sich für jeden einzelnen Sonderfall das perfekte Werkzeug sucht, kann das dazu führen, dass man sich verzettelt. Man muss als Unternehmen darauf achten, dass die eigene Kommunikationsstruktur nicht zu viele Kanäle hat. Wenn ich am Ende nicht mehr weiß, ob mir der Kollege den wichtigen Kontakt per Mail geschickt hat oder per Facebook-Nachricht, ob er ihn bei Slack gepostet hat oder in die Whatsapp-Gruppe, dann habe ich ein Problem. Und wenn jeder Mitarbeiter permanent 17 Kommunikationskanäle im Auge behalten muss, weil in allen etwas Wichtiges reinkommen könnte, dann geht nichts voran.

Sie wollen den Start-ups, die Sie beraten, nicht vorschreiben, wie sie zu arbeiten haben. Gibt es trotzdem etwas, bei dem Sie sagen: Macht das bitte ab sofort anders?

Kemper: Wenn Firmen beispielsweise immer noch mit einer uralten Nischensoftware arbeiten, bitten wir sie, uns das zu erklären. Oft verstehen wir dann, warum sie das so machen. Oder wir bringen sie mit Experten zusammen, die ihnen erklären können, dass andere Programme und Anwendungen ihre Arbeit erheblich erleichtern und den Zweck viel besser erfüllen würden.

Rheinboldt: Was wir den Start-ups ausreden, ist Papier. Wir schlagen immer vor, Hilfsmittel zu nutzen, die sich einfacher teilen und verwalten lassen. Wenn jemand in einem Meeting sitzt und sich Notizen auf einem Block macht, versuche ich zu erklären, dass es besser ist, wenn man zum Beispiel für jeden Diskussionspunkt eine eigene Trello-Karte erstellt, also eine Art Notiz, mit der das ganze Team später weiterarbeiten kann.

Kemper: Wir selbst schreiben in Meetings mittlerweile alle in dasselbe Dokument, auf das jeder Zugriff hat. Und wenn wir etwas auf einem Whiteboard notieren, wird es am Ende des Treffens sofort fotografiert, digitalisiert und geteilt. ---


Sieben Empfehlungen*, die das Arbeitsleben erleichtern können.

Besser zusammenarbeiten:
G Suite / Office 365

Rheinboldt: Früher musste man sich einen eigenen Exchange-Server hinstellen, wenn mehrere Leute an Dokumenten zusammenarbeiten sollten. Heute holt man sich beispielsweise die G Suite von Google oder Office 365 von Microsoft. Damit erhält man eine endlos erweiterbare Infrastruktur, die man in weniger als 15 Minuten in Gang bringen kann: Mails, Kalender, gemeinsame Dateiverwaltung, Zusammenarbeit, Virenprüfung. Sogar Services und Informationen wie sicheres Filesharing, die Versionsgeschichte von Dateien oder juristische Aufbewahrungspflichten stehen jetzt durch diese Dienste schnell und günstig zur Verfügung. Früher hätte man dafür eine eigene IT-Abteilung gebraucht.

Schnell eine App bauen:
Appsheet

Kemper: Appsheet ist einer von vielen Diensten, die hilfreich sein können, wenn man testen will, ob die eigene Idee tragfähig ist. Man kann damit funktionsfähige Apps aus Formularen oder Exceltabellen erstellen, ohne eine einzige Zeile Programm schreiben zu müssen. Das bedeutet, dass man seine Nutzer sofort auf etwas loslassen kann, statt ewig im Verborgenen zu tüfteln. Indem man sie eine rudimentäre App ausprobieren lässt, bekommt man schnell Feedback und kann sein Angebot in mehreren Durchläufen immer weiter verbessern. Und man versteht besser und schneller, wer das Produkt wie benutzt und wie es auf dem Markt ankommt.

Verantwortung verteilen:
Leapsome / Small Improvements

Rheinboldt: Zwei Programme, die wir nützlich finden, heißen Leapsome und Small Improvements. Letzteres wird in den USA von sehr vielen Start-ups benutzt. Beide Hersteller kommen aus Berlin und helfen, festzulegen und zu messen, was wir OKRs nennen – Objectives and Key Results. Wir arbeiten hier bei APX selbst mit dieser Methode, um zu bestimmen, wo wir hinwollen (Objectives) – und was jeder Bereich, jedes Team, jeder Einzelne erreichen muss, um dorthin zu gelangen (Key Results). Die beiden Werkzeuge können helfen, in sehr großen Organisationen die Ziele auf immer kleinere Einheiten runterzubrechen – und diesen Prozess transparent zu machen.

Aufgaben überblicken:
Trello / Asana

Kemper: Fast alle Start-ups brauchen ein Tool für kurzfristiges To-do-Management: Wer macht was und bis wann? Trello ist da sehr beliebt. Wir haben uns für die Alternative Asana entschieden, weil wir festgestellt haben, dass wir damit unsere Workflows sehr gut abbilden können. Für manche Firmen kann es auch sinnvoll sein, eine Timetracker-Software zu benutzen, um herauszufinden, welche Dinge wie lange dauern. Und um anschließend darüber zu sprechen, ob das in dieser Form sinnvoll ist und wie man die eigenen zeitlichen Ressourcen effizienter verteilt.

Sich auf dem Laufenden halten:
Slack / Workplace

Kemper: Unser Standard-Kommunikationswerkzeug ist Slack. Das hat dazu geführt, dass die Menge an E-Mails drastisch abgenommen hat. Manche unserer Start-ups benutzen stattdessen Messengerdienste wie Signal, Telegram oder Whatsapp. Wichtig ist, dass man sich einig ist, was man nutzt und wie. Bei uns gibt es zum Beispiel die Regel, dass Aufgaben nicht in Slack, sondern in Asana vergeben werden.

Rheinboldt: Slack kann sich anfühlen wie ein reißender Fluss, da rauscht manchmal etwas vorbei. Bei Aufgaben darf das nicht passieren. Die werden deshalb in Asana verteilt, was auch die spätere Dokumentation erleichtert. Workplace von Facebook ist eine weitere Variante, wie man als Team zusammenarbeiten kann. Da wird einem gewissermaßen ein komplett leeres Facebook hingestellt, und man kann das mit seinen Mitarbeitern bevölkern und dort alles machen, was auf der herkömmlichen Plattform auch geht: Gruppen bilden, Nachrichten schreiben, andere markieren, Videochat und so weiter. Manchen Unternehmen entspricht diese Art der Kommunikation und Zusammenarbeit am besten.

Routinearbeit auslagern:
Upwork / Fiverr

Rheinboldt: Generell spricht nichts dagegen, Dinge wie Übersetzungen, Grafikdesign oder Routinetätigkeiten an Clickwork-Plattformen auszulagern. Wir haben nie wirklich schlechte Erfahrungen damit gemacht. Man muss aber die eigenen Ansprüche kennen. Beim Design sind wir zum Beispiel ziemlich wählerisch und waren erst dann zufrieden, als wir es selbst gemacht haben.

Kemper: Als Faustregel gilt, dass man das Kerngeschäft nicht outsourcen sollte. Wenn ein Start-up auf künstliche Intelligenz setzt, können die Gründer das Design für ihre erste Homepage sicherlich bei Fiverr erstellen lassen. Aber sie sollten nicht unbedingt ihre gesamte technische Expertise outsourcen. Natürlich kann man sich in frühen Phasen Hilfe holen, aber man muss wissen, wann man dieses Know-how wieder zurückholt.

Verträge abschließen:
Docusign

Rheinboldt: DocuSign ist ein digitales Unterschriften-Tool und ein absoluter Segen, was Verträge betrifft. Wir haben manchmal Start-ups hier, die mit einer zweistelligen Zahl von Investoren Vereinbarungen abschließen. Früher mussten dafür Menschen mit Mappen durch Europa fliegen und Unterschriften einsammeln. Und wenn sich nachträglich etwas änderte, ging alles wieder von vorn los. Rückblickend betrachtet eigentlich unvorstellbar, dass damals überhaupt ein Vertrag fertig wurde. ---

* Anmerkung Jörg Rheinboldt: „Zu allen genannten Tools und Services gibt es gute Alternativen. Wir haben bei uns festgestellt, dass nahezu kein Tool für die Ewigkeit gemacht ist. Wenn ein neues Werkzeug nur eine kleine Verbesserung mit sich bringt, braucht man es nicht. Andere ermöglichen komplett neue Methoden und Prozesse. Diese sollte man dann einführen.“

Jörg Rheinboldt ist Geschäftsführer bei Axel Springer Porsche (APX), Tilman Kemper ist dort als Manager Venture Development für die Zusammenarbeit mit den Start-ups verantwortlich. APX ist ein Programm, das Start-ups im Tausch gegen Firmenanteile für 100 Tage mit finanzieller Investition und Beratung unterstützt. Die Vorgängerfirma Axel Springer Plug & Play galt als eines der erfolgreichsten Accelerator-Programme Deutschlands und hat erfolgreiche Start-ups wie N26, ZenMate oder Jobspotting hervorgebracht.

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