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Wer kann über geschäftliche E-Mails auf dem Privathandy verfügen?

Moderne Menschen lassen sich nicht mehr vom Chef vorschreiben, welches Smartphone sie benutzen. Darum müssen viele Betriebe ein paar neue Spielregeln festlegen.




• 2007 präsentierte Steve Jobs das iPhone, 2010 das iPad. Asiatische Hersteller konterten mit einer breiten Produktpalette auf der Basis von Googles Konkurrenzsystem Android. Mit den schicken Touchscreen-Geräten konnten Büromenschen viel bequemer E-Mails abarbeiten als mit den altbackenen Apparaten, die der Arbeitgeber zur Verfügung stellte. Es dauerte nicht lange, bis viele Fach- und Führungskräfte ihre neuen, privat gekauften Errungenschaften auch dienstlich nutzten. Bald riefen Marktbeobachter einen neuen Trend aus und gaben ihm einen absurden Namen: "Bring Your Own Device", kurz BYOD. Das klang, als forderten die Chefs selbst ihre Mitarbeiter auf, doch bitte ihre eigene Lieblings-Hardware mit zur Arbeit zu bringen.

Davon konnte aber keine Rede sein: IT-Administratoren wehrten sich vielmehr mit Händen und Füßen gegen die Invasion der schicken Spielzeuge und pochten auf ihr Recht zu entscheiden, welche Technik sicher und zuverlässig genug sei, um damit E-Mail-Korrespondenz mit Geschäftspartnern zu führen. Ein iPad zählten sie keinesfalls dazu, ein iPhone ebenso wenig. Zwar hatte Steve Jobs relativ schnell dafür gesorgt, dass Microsoft-Exchange-Konten eingebunden und zentral verwaltet, gesteuert sowie aus der Ferne gelöscht werden können, obwohl Apples Zielgruppe nicht Geschäftskunden waren, die permanent Angriffen von Hackern und Betriebsspionen ausgesetzt sind, sondern technikverliebte Privatpersonen. Trotzdem haben Fachleute bis heute große Bedenken, dass berufliche Korrespondenz durch Privathandys wie auch durch Heimarbeit am eigenen PC in falsche Hände geraten könnte.

Die bequeme Mischnutzung ein und desselben Geräts für private und dienstliche Zwecke droht die Grenze zwischen beiden Sphären aufzuheben. Wo nicht eindeutig klar ist, welcher der gespeicherten Inhalte wem gehört – der Firma oder dem Mitarbeiter -, sind nicht nur Geschäftsgeheimnisse und geistiges Eigentum des Unternehmens in Gefahr. Auch Datenschutz- und Haftungsfragen kommen ins Spiel. So wurde zur Cebit 2013 bekannt, dass den oberen Zehntausend Geheimnisträgern des Bundes bis hinauf zur Kanzlerin bis auf Weiteres nicht gestattet wird, sich die Arbeit mittels ihres Lieblings-Smartphones zu versüßen. Die Aufpasser vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik gaben nur zwei Lieferanten ihren Segen: Der eine setzt bei seinen Sonderanfertigungen auf Samsung, der andere auf ein neues Blackberry-Modell, dessen Besitzer per Fingerwisch zwischen einem Privat- und einem strikt davon abgeschotteten Businessmodus hin und herwechseln kann. Beide Anbieter staffieren ihre Serienmodelle mit allerlei Antiabhör-Features aus, die den Stückpreis auf 2500 Euro hochtreiben.

Zu viel Aufwand für die meisten Wirtschaftsunternehmen. Immer mehr Betriebe kümmern sich aber notgedrungen darum, ihre Bürokommunikation technisch und juristisch besser zu organisieren. Solange es keine klare vertragliche Regelung gibt, etwa in Form einer Betriebsvereinbarung, ist ein privates Handy oder Notebook mit geschäftlichen E-Mails ein rechtlicher Zwitter. Das Eigentum an der Hardware bleibt eindeutig beim Arbeitnehmer. Dienstliche Post, auch wenn sie elektronisch ist, stünde aber grundsätzlich dem Arbeitgeber zu, erklärt Thomas Jansen vom Münchner Büro der Anwaltssozietät DLA Piper: "Laut Handelsgesetzbuch muss das Unternehmen Kundenkorrespondenz sechs Jahre lang aufbewahren, die Aufbewahrungspflicht für steuerrechtlich Relevantes gilt sogar zehn Jahre." Ein Angestellter darf solche E-Mails folglich gar nicht eigenmächtig löschen, auch wenn er sie für erledigt hält.

Welche Partei welche Rechte an den Daten hat, hängt auch von deren schöpferischer Gestaltungshöhe ab. Tippt ein Mitarbeiter in einem Kreativberuf tatsächlich ein urheberrechtlich relevantes Werk ins E-Mail-Programm, und sei es nur ein besonders pfiffiges Memo, so hat der Arbeitgeber laut Jansen exklusive Nutzungsrechte, während das eigentliche Urheberrecht beim Mitarbeiter bleibt. Scheidet dieser aus, müsste er ergo Anspruch auf Kopien der Korrespondenz haben. Einschlägige Rechtsprechung gebe es dazu noch nicht, sagt der Anwalt. Hat der Mitarbeiter den Geistesblitz in seiner Freizeit eingetippt, schaut der Chef in die Röhre. Denn er hat Ansprüche nur auf Einfälle, die seinen Leuten während der Arbeitszeit kommen.

Angesichts der vielen Fallstricke rät Jansen, sich auf klare Regeln zu einigen, also etwa die technische Trennung der Sphären (hier beruflich, da privat) und die beiderseitigen Rechte und Pflichten in einer Betriebsvereinbarung festzuschreiben. Ein wichtiger Punkt hierbei sei die Frage, inwieweit der Firmen-Account für private Post genutzt werden darf. Manchmal gibt es dazu gar keine Alternative, denn: "In vielen forschenden und entwickelnden Unternehmen ist der Zugang zu Webmail-Diensten gesperrt", erklärt der Jurist. Möglicher Kompromiss in einer Betriebsvereinbarung: Jede E-Mail, die der Arbeitnehmer nicht ausdrücklich im Betreff als privat kennzeichnet, ist Firmensache. Jede empfangene private E-Mail muss sofort in einen Privatordner verschoben werden, der dem Telekommunikationsgeheimnis unterliegt.

Auch firmeninterne Spielregeln für mitgebrachte Smartphones sind mitunter rigide. Die Tübinger PR-Agentur Storymaker schickt jeden neuen Mitarbeiter, der sein Privatgerät nutzen will, zu einer Schulung und lässt ihn ein IT-Sicherheitspapier unterschreiben. Damit gibt der Neue dem Administrator freie Hand, sein Handy in die technische Sicherheitsarchitektur des Arbeitgebers einzubinden. Die Angestellten müssen sich auch damit abfinden, dass die Ultima Ratio "Fernlöschung" heißt. "Wenn sich der Mitarbeiter verzweifelt bei uns meldet, weil er sein privates Handy im Zug verloren hat oder es ihm gestohlen wurde", sagt Geschäftsführer Björn Eichstädt, "können wir die Daten mit einem Knopfdruck löschen." Wer so eine Vereinbarung unterschreibt, weiß freilich, dass er seine privaten Daten ebenso systematisch sichern sollte, wie es die Firma tut.

Auch die Kanzlei DLA Piper stellt mit einer speziellen Software sicher, dass nichts passiert, wenn ein Handy abhanden kommt. "Wir haben mit dem privaten iPhone Zugriff auf unseren Outlook-Firmen-Account, also auf E-Mails, Kontakte und Kalender", sagt Thomas Jansen. Die Daten würden aber nicht im Speicher des Handys abgelegt: "In dem Moment, in dem ich die Verbindung trenne, sind die Daten nicht mehr da. Auf meinem privaten Gerät speichern könnte ich sie nur unter Anwendung von Umgehungstatbeständen." Das bedeutet: Technisch unmöglich ist es nicht, aber es gehört schon kriminelle Energie dazu.

Generell sieht der Anwalt besonders bei kleinen und mittleren Unternehmen noch Nachholbedarf bei Regelungen rund um das Thema elektronische Post. Wenn ein Angestellter kündige, sei der Normalfall eigentlich nicht, dass darüber gestritten werde, wem die Korrespondenz gehört, sondern dass sich überhaupt niemand Gedanken darüber mache. Irgendwann schalte der Administrator einfach den Account ab, und die Nachrichten lägen allenfalls noch im Nirwana alter Sicherungsbänder.

Wenn nach Jahren der Betriebsprüfer danach fragt, ist es keiner gewesen. ---