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Mein Leben mit der Datenkrake

Wer im Unternehmen für Zahlen zuständig ist, hat oft einen Verbündeten: Software von SAP. Oder ist das Programm sein Gegner?




Protokoll: Christian Sywottek

1. Volker Heeg, Rechtsanwalt & Steuerberater, Hamburg "Software wie SAP ist für mich Geschichte. Und ich vermisse nichts."

SAP habe ich 2005 kennengelernt, als ich von einer mittelständischen Sozietät zu einer großen, international aufgestellten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft wechselte. Bis dahin dachte ich, SAP sei eher ein System für Fertigungsbetriebe, nicht für Beratungsunternehmen. Besondere Erwartungen hatte ich nicht.

Unsere Mandanten waren überwiegend größere Unternehmen, für die ich Verträge entworfen, Gutachten geschrieben und Verhandlungen geführt habe, entweder bei mir im Büro oder vor Ort beim Kunden. Am Ende jeden Tages habe ich meine Arbeit in einem SAP-Zeiterfassungssystem verschlüsselt. Damit wurde die Zeit dokumentiert, die ich auftragsbezogen verbracht hatte, etwa mit Telefonaten, Mandantengesprächen oder Schriftsatzarbeit. Da bei Beratungsmandaten überwiegend Stundensätze vereinbart sind, ist dies die Grundlage für die Abrechnung. Daneben lässt sich über die Zeiterfassung abgleichen, ob der Aufwand mit dem vereinbarten Honorar im Einklang steht.

In der Theorie ist das einfach, in der Praxis hat die Methode so ihre Tücken. So kann man in einer Flaute wenig auftragsbezogene Arbeit erfassen: Man fühlt sich dann wie ein Huhn in einer Legebatterie, das kein Ei gelegt hat. Auch lässt sich nicht jede Minute in dem vorgegebenen zeitlichen Korsett klar definieren. Ich habe diese Kontrolle immer als Gängelei empfunden. Das System war für mich eher ein Gegner, aber es ließ sich eben auch nicht ignorieren, und so habe ich widerwillig mitgespielt.

Später bin ich in der Hierarchie aufgestiegen und war verantwortlich für drei Mitarbeiter, für ihre Auslastung und ihre Abrechnung. Das System wurde für mich zu einem Instrument, mit dem ich jetzt selbst kontrollierte und weniger kontrolliert wurde. Aber es blieb das Gefühl, mit Kanonen auf Spatzen zu schießen. Oft hat die Software die Probleme nicht gelöst, sondern lediglich verlagert. Etwa wenn das System am Monatsende aus der verschlüsselten Arbeitszeit Rechnungsvorschläge generierte, die teilweise nicht plausibel waren und die ich am Ende doch wieder persönlich überprüfen musste. Ohne den Menschen nützt die Software eben wenig, und der Mensch muss die Abläufe kennen und braucht schlichtweg ein Gefühl für den Wert der geleisteten Arbeit. Zu einer besseren Arbeit hat mich das Programm jedenfalls nicht gebracht, ich habe meine Mitarbeiter auch ohne Software gut einschätzen und führen können.

Ob softwarebasierte Zahlen die Wahrheit sagen oder lügen? Ich glaube, die Antwort liegt irgendwo dazwischen, deshalb ist der Nutzen auch schwer einzuschätzen. Das Zeiterfassungssystem hat mir nicht mit Sicherheit gesagt, ob ein Mitarbeiter wirklich effizient arbeitet, aber man konnte schon merken, ob er das richtige Gefühl für einen angemessenen Aufwand hat. Und große Mandate mit vielen Beteiligten sind wohl kaum ganz ohne ein solches System zu steuern.

Anders ist es bei kleineren Mandaten oder bei Aufträgen, die sehr individuelle Lösungen erfordern. Solche Systeme fördern eine rationale und zielstrebige Arbeitsweise, erzeugen damit aber auch eine gewisse Uniformität. Das System erschwert Umwege, andere Gedanken, kurz: Kreativität. Eigentlich will jedes Unternehmen das Silodenken aufbrechen, aber SAP fördert es eher, weil es wenig Raum lässt. Oft scheitern solche Bemühungen schon daran, dass es keine geeignete Verschlüsselungsnummer gibt. Kreativität muss man sich im System oft ertricksen, etwa indem man Zeit für ein Brainstorming unter Akquise abbucht, was eine "gute" Nummer ist, weil sie für den Mitarbeiter bonusrelevant ist.

In diesem Jahr habe ich mich selbstständig gemacht, mit zwei Kollegen in einer eigenen Kanzlei. Meine Arbeitszeit erfasse ich jetzt ganz altmodisch per Hand. Für mich ist das eine Befreiung. Vielleicht beschummle ich mich dabei manchmal selbst, aber Software wie SAP - das ist Geschichte, und ich vermisse nichts.

2. Gernot Zobernig, Leiter Buchhaltung, Lasselsberger GmbH, Pöchlarn "Ich bin ziemlich begeistert. SAP hat mein Arbeitsleben wirklich bereichert."

Ich weiß, dass viele Leute über SAP klagen, aber ich bin ziemlich begeistert. Ich arbeite seit 2006 jeden Tag mindestens ein, zwei Stunden direkt im System und empfinde das ganz klar als eine Bereicherung. In meiner Abteilung stehe ich drei Kollegen vor, aber ich habe nicht nur eine Kontrollfunktion, sondern erstelle auch die Reports für die Geschäftsleitung, überprüfe Fehlermeldungen, werte Kostenstellen aus und schaue verschiedene Konten durch. Da bin ich ganz praktisch Buchhalter.

Lasselsberger ist ein großes Unternehmen mit 13 000 Mitarbeitern in 17 Ländern, wir produzieren Baustoffe, Fliesen, bauen Rohstoffe wie Ton oder Caolin ab. 2006 haben wir ein SAP-ERP-System eingeführt, neben der Buchhaltung laufen auch die Lagerwirtschaft, Ein- und Verkauf, Vertrieb und Controlling über dieses Modul. Wir wollten ein einheitliches System im gesamten Unternehmen, und eine Tochter in Tschechien hatte gute Erfahrungen damit gemacht.

Ich hatte von Beginn an nur gute Erwartungen, denn unser altes System war sehr behäbig. Musste ich früher zum Beispiel einen Wareneinsatz manuell berechnen, erledigt das System das heute automatisch. Haupt- und Nebenbücher stimmen überein, und wenn ich die Historie eines Vorgangs verstehen will, kann ich mich einfach durchklicken bis zum Ursprung, etwa der Bestellung einer Ware. Oder die Sache mit den Maschinen: Wir nutzen oft dieselbe Maschine in verschiedenen Geschäftsbereichen, etwa bei der Produktion von Kies oder Beton. Das kann monatlich wechseln, und wenn ich früher herausfinden wollte, wie viel uns eine Maschine pro Jahr kostete, etwa an Treibstoff oder Reparaturen, musste ich ständig zwischen Kostenstellen hin- und herspringen. Heute hat jede Maschine eine einzige Nummer, mit der ich alles einfach nachverfolgen kann.

Natürlich liefert das Programm lediglich Zahlen, und diese Zahlen sind nur gut, wenn sie von den Kollegen gewissenhaft eingespeist werden. Anfangs haben wir sehr genau hingeschaut, haben ständig mit den Daten aus unserem Altsystem verglichen und nach Abweichungen geforscht, Konten per Hand überprüft. Aber alles klappte sofort sehr gut. Vielleicht hat mal jemand einen falschen Steuercode eingegeben, aber das war nicht gravierend. Wirklich falschen Zahlen bin ich noch nie aufgesessen.

SAP ist ein sehr exaktes und schnelles System, in der Folge fordert die Geschäftsleitung seit der Einführung auch mehr und deutlich schneller Informationen an. Das Reporting wurde ausgebaut: Statt Quartals- gibt es nun Monatsberichte, es werden konsolidierte Bilanzen für die gesamte Unternehmensgruppe aufgestellt, diverse Spezialauswertungen sind hinzugekommen. Damit steigen die Anforderungen an mich, aber weil alles fixer geht, schaffe ich das. Und es ist ja nicht so, dass die Geschäftsleitung nun plötzlich unsinnige Reports haben möchte, nur weil sie das System möglich macht. So etwas kann allerdings leicht passieren, weil das Programm eine Spielwiese mit vielen Möglichkeiten ist - da braucht man schon eine gewisse Selbstdisziplin.

Man könnte denken, so ein System, das so viele Aufgaben automatisch erledigt, entwerte die Arbeit eines Buchhalters. Ich aber hatte nie diesen Eindruck, denn ich muss weiterhin die Augen offen halten. Das System selbst macht zwar keine Fehler, wohl aber die Menschen - deshalb muss man immer wieder mal nach ungewöhnlichen Saldi schauen: SAP verwaltet nur, dem System ist es egal, ob jemand 1000 oder 10 000 Euro eingibt.

Mit der Einführung habe ich an Einfluss gewonnen, denn das Programm sieht Pflichtfelder vor, die meine Kollegen in den operativen Abteilungen ausfüllen müssen, sonst streikt es. Ich habe schon früher um mehr Details gebeten, allerdings ohne Erfolg. Jetzt aber kommt niemand mehr daran vorbei. Diese Angaben machen den Kollegen mehr Arbeit, aber sie verbessern das Reporting, und wenn mal eine Steuerprüfung kommt, muss einfach alles stimmen. Natürlich haben die Kollegen gestöhnt, richtig angeflegelt wurde ich jedoch nie. Ich sage immer: "Früher kochte man am Feuer, heute gibt es den Elektroherd. Man muss sich weiterentwickeln."

Auch dazu hat mir SAP die Möglichkeit gegeben. Weil alles viel schneller geht, habe ich jetzt Zeit für andere Projekte. Ich bin wirklich gern Buchhalter in meinem Unternehmen.

3. Bernhard Richter-Schützeneder, Marketingleiter & Vertriebsteam Asien, Motorenfabrik Hatz GmbH & Co. KG, Ruhstorf "Der Vorteil des einen ist oft der Nachteil des anderen."

Unser selbst geschriebenes Programm war flexibel, einfach, schnell, übersichtlich. Jeder Mitarbeiter kannte jede Tastenkombination, wir konnten blind damit arbeiten. Aber schließlich haben uns Kunden und Lieferanten zu einem Wechsel gezwungen, weil unser System nicht mehr kompatibel war mit dem ihren. Für SAP haben wir uns entschieden, weil es standardisiert und prozessorientiert aufgebaut ist. Bei uns war die Software am Ende stark personifiziert und abteilungsbezogen, wir wollten jetzt Wissen auf möglichst viele Köpfe verteilen. Zwar erschien uns SAP als Schreckgespenst, aber drei Jahre nach den ersten Überlegungen haben wir das System im August 2008 mit achtmonatiger Verzögerung scharfgestellt. Jedoch nicht als Big Bang: Zwar läuft die gesamte Logistik darüber, was auch Fertigung, Verkauf und Vertrieb einschließt, das aber nur an fünf Standorten.

Ich hatte nur negative Erwartungen, wir alle kannten ja die schlechten Erfahrungen in anderen Unternehmen. Selbst beim Metzger wurden wir darauf angesprochen, und uns wurde der Untergang prophezeit. Die Widerstände in der Belegschaft waren entsprechend groß, für zwei, drei Monate war das wirklich eine harte Zeit. Zwar gab es keine Sabotage, aber auf den Gängen, in der Kantine und auch bei mir im Vertrieb wurde gemeckert. Am meisten geflucht haben diejenigen, die das System mühsam mit Daten füttern mussten, denn wenn man da etwa eine Stelle bei der Postleitzahl aus Sri Lanka nicht kennt, gibt es ein Problem. Wer hingegen Daten herauszieht, hat es deutlich besser.

Ich war dann allerdings überrascht, wie gut das System anlief. Natürlich gab es kleine Probleme, aber keine wirklichen Stopper. Und meine Arbeit hat das System erleichtert. Hatz baut viele speziell konfigurierte Dieselmotoren. Man muss darauf achten, dass die einzelnen Bauteile zueinanderpassen, damit nicht etwa ein zu großer Tank keinen Platz mehr für den Zylinder lässt. Um das zu prüfen, mussten wir uns früher durch telefonbuchdicke Unterlagen blättern. Heute haben wir mit dem Variantenkonfigurator von SAP ein Tool, das automatisch die möglichen Kombinationen liefert.

Allerdings funktionieren solche Werkzeuge nur unter einer Bedingung: Die Mitarbeiter müssen die Software mit den richtigen Daten füttern. Das heißt, sie müssen ihr Wissen preisgeben. Normalerweise ist das ein Riesenproblem, aber wir hatten Glück. Wir haben in Boomzeiten umgestellt, und die Ingenieure waren von den vielen Anfragen aus dem Vertrieb total genervt. Die waren froh, ihr Wissen allgemein zugänglich zu machen und sich selbst dadurch Ruhe zu verschaffen.

Trotzdem bleibt das Programm für einen Nischenakteur wie uns unausgegoren, unsere Welt ist mit SAP oft nicht kompatibel. Bei Vertriebsprovisionen etwa muss ich immer wieder per Hand im Stammdatensatz herumfummeln, und an vielen Verpackungskartons nach China müssen wir Handgriffe anbringen, weil die Kunden keinen Gabelstapler besitzen. Handgriffe an Kartons - das kriegst du einfach nicht in die Standards. Es sind viele kleine Dinge, bei denen wir uns immer wieder fragen müssen, ob wir das System an uns anpassen oder wir uns an das System. Der Vorteil des einen ist oft der Nachteil des anderen.

Für mich persönlich überwiegen allerdings die Vorteile. Das System spart Zeit - ein Angebot schreibe ich heute in fünf Minuten statt in anderthalb Stunden. So etwas summiert sich, und ich habe jetzt mehr Zeit für Reisen. Hinzu kommt die Transparenz - ich kann ohne Papierkram nachschauen, wer wann was zu welchem Preis gekauft hat. Wobei natürlich auch dabei gilt: Shit in - shit out, ohne gute Datenpflege nützt Software gar nichts. Aber das ist nicht nur bei SAP so.

4. Anonymus, Payroll-Manager "Für mich ist SAP oft ein Albtraum. Aber ich sehe die Sache auch sportlich."

Ich arbeite bei einem externen Dienstleister und fertige für große Unternehmen mit mehreren Tausend Mitarbeitern die Gehaltsabrechnungen an. Die Daten bekomme ich per Post, E-Mail, Telefon, Fax und bearbeite sie dann in SAP. Das Human-Resources-Modul ist mein zentrales Arbeitsmittel. Für mich ist es oft ein Albtraum, aber ich sehe die Sache auch sportlich.

Das Programm ist vom Ursprung her für Waren und Logistik entwickelt - das auf Menschen zu übertragen ist schwierig, denn Menschen lassen sich nicht in Standards pressen. Einer bekommt sein Urlaubsgeld am Anfang des Urlaubs, ein anderer am Ende, ein Dritter möchte es unbedingt im November ausgezahlt bekommen, weil er damit seine Versicherung finanziert. Wenn ich all diese Ausnahmen ins System einpflegte, würde es implodieren. Also muss ich vieles per Hand erledigen, schicke Papiere zu meinem Kunden, der sie nach der Prüfung an mich zurücksendet, dann pflege ich das ein - man muss sich für Ausnahmen schon arg verbiegen. Aber die Kunden entscheiden sich auch im Personalwesen für SAP, weil sie eine einheitliche Systemlandschaft wollen.

Ich habe mich mit den Jahren tief hineingegraben und versuche immer wieder, den ungeordneten Menschenhaufen in kleine Gruppen zu teilen, die ins System passen. Aber eigentlich kann das nur ein Programmierer schaffen. Zudem sind meine Kunden nicht bereit, für Dinge zu zahlen, die mir das Leben leichter machen. Sie schicken lieber weiter ihre Excel-Listen, und ich muss dann sehen, wie ich das hinkriege. Ich bin ja Dienstleister.

Adressen, Kostenstellen, Tarife, Gesetze, persönliche Wünsche - in der Personalverwaltung ändern sich die Dinge ständig, und jede Veränderung kann zum Horrortrip werden. Man tappt so schnell in Fallen, jedes Mal denke ich: "Hast du auch an jedes Schräubchen gedacht?" Man muss nicht selten vom Standard abweichen, und dann passieren Fehler. Einmal zum Beispiel sollte ein Mitarbeiter 20 Überstunden vergütet bekommen, am Ende wurde ihm 20-mal das Monatsgehalt von 400 Euro überwiesen, und er ist damit durchgebrannt. Da hat's dann mächtig geknallt.

Derart gravierende Fehler sind natürlich die Ausnahme, aber es passieren immer wieder kleine Missgeschicke. Das prägt die Beziehung zu meinen Kunden. Es gibt dann böse Anrufe, und ich bin in Erklärungsnot. Mitunter eskaliert das bis zur Vorstandsebene, aber zum Glück ist mein Boss recht abgebrüht.

SAP-Probleme kann man nur gemeinsam mit dem Kunden überwinden, und um ihn davon zu überzeugen, muss ich oft einen Dritten hinzuziehen, etwa einen Techniker, der eine Idee bereits woanders erfolgreich umgesetzt hat und deshalb überzeugen kann. Aber selbst wenn sich mein Kunde auf eine neue Lösung einlässt, bedeutet das viel manuelle Arbeit - bis die Sache schließlich umgesetzt ist, sind mitunter Monate vergangen. Auch wenn es eigentlich nur um Centbeträge geht. Und wenn es richtig mies läuft, interveniert beim Kunden ganz am Schluss die Finanzabteilung, und alles war für die Katz.

Aber trotz aller Kritik - das System ist nicht nur schlecht. Ich betreue mit einer Handvoll Kollegen jeden Monat einige Tausend Mitarbeiter, ohne eine leistungsfähige Software könnten wir das gar nicht schaffen. Zudem habe ich es mit den Jahren hinbekommen, dass das System grundsätzlich mir dient - und nicht umgekehrt. Es ist ja schon auch spannend, SAP zwingt mich immer wieder zum Nachdenken. Aber um ehrlich zu sein: Ich bin froh, wenn ich mit unter auch mal ganz stumpf nur Daten eingeben darf. Hundertmal dasselbe Weihnachtsgeld - das kann sehr entspannend sein. -

Das Walldorfer Unternehmen SAP (gegründet 1972) ist mit einem Umsatz von 12,5 Milliarden Euro im Jahr 2010 der größte europäische und weltweit der viertgrößte Software-Hersteller. Der Konzern entwickelt und vertreibt Unternehmenssoftware zur Datenverwaltung und Abwicklung sämtlicher Geschäftsprozesse und ist weltweiter Marktführer für ERP, CRM und SCM. ERP (Enterprise Resource Planning) umfasst etwa Materialwirtschaft, Produktion, Controlling, Verkauf, Marketing, Finanzwesen und Personalwirtschaft, CRM (Customer Relationship Management) kontrolliert und steuert die Zusammenarbeit mit den Kunden. Die Software für SCM (Supply Chain Management) schließlich vernetzt Planung, Ausführung und Koordination von Aufträgen zwischen Herstellern, Kunden und Lieferanten. Hinzu kommen spezifische Lösungen für bestimmte Branchen, etwa für Banken, Einzelhändler oder Krankenhäuser. Ursprünglich für Großrechner konzipiert, entwickelt das Unternehmen seit einigen Jahren auch Programme für kleine und mittlere Unternehmen. Aktuell nutzen mehr als 170 000 Kunden in 120 Ländern Software von SAP. Kritiker monieren eine marktbeherrschende Stellung, der Kunden bei Problemen kaum etwas entgegensetzen könnten. Diese treten regelmäßig auf, vor allem beim Customizing, also bei der Umstellung der etablierten auf die neue SAP-Software, die aufgrund ihres umfassenden und steuernden Anspruchs ausgesprochen komplex ist. Erschwerend wirkt auch eine oft symbiotische Beziehung zwischen Hersteller und Nutzer - wer sich einmal für SAP entschieden hat, nutzt das Programm in der Regel 10 bis 15 Jahre, ohne es eigenständig verändern zu können. Kein Wunder also, dass sich die Walldorfer jüngst massiven Ärger einhandelten mit dem Versuch, die Preise der Wartungsverträge zu erhöhen.