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Wegwerfen mit System

Wer sich erinnern will, muss vergessen. Sagen die Archivare. Wenn es bloß so einfach wäre.




- Der Müllmann ist da.
- Sag ihm, wir brauchen nichts!
Die Marx Brothers

- Der Berg wächst. Langsam, still und unaufhaltsam. 400 Seiten Papier passen in einen Aktenordner. Acht Zentimeter Platz braucht ein Ordner im Regal. Acht Kilometer Akten, 100 000 Aktenordner mit 40 Millionen Seiten, reichen allein die Bundesministerien alljährlich an das Bundesarchiv weiter, um in ihren Regalen Platz für neue Akten zu schaffen - und nicht anders ist es in jeder Stadt, in jedem Unternehmen, an jedem Schreibtisch: Überall wird gelocht, geknickt und geheftet. Überall biegen sich die Regale. Überall weiß man, dass man nicht alles aufheben kann, nur das Wichtige.

Doch was ist wichtig - und was nicht?

Auch dafür gibt es Experten, möchte man meinen. Die haben den Mut, auch schmerzhafte Entscheidungen zu treffen. Denen gelingt es, die acht Kilometer Akten aus den Ministerien auf 1500 relevante Meter zu kürzen, die dann aufgehoben werden: 1500 Meter deutsche Geschichte!

Doch die Archivare schlagen Alarm. Denn selbstverständlich bewältigen sie die Aktenberge, die ihnen lastwagenweise vor die Tür gefahren werden. Aber es macht sich bei ihnen ein unangenehmes Gefühl breit: Wir könnten, sagen sie, bald nicht mehr in der Lage sein, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen.

Die Wegwerf-Spezialisten

Diese Geschichte beginnt in Marburg, auf halbem Wege zwischen einer traditionsreichen Konditorei und dem Hessischen Staatsarchiv. Die Studenten im Obergeschoss der Deutschen Archivschule sind damit beschäftigt, das Vereinsgedächtnis von Eintracht Frankfurt zu ordnen. Kaum einer spricht. Auf dem Tisch liegen Poster und Zeitungsausschnitte, Devotionalien, die einem Fan in turbulenten Zeiten Halt geben können. Umso wichtiger ist es, sagt die Dozentin für das Fach "Verzeichnisübung", den von Privatpersonen und vom Verein gesammelten Dingen eine Struktur zu geben, mit der sich arbeiten lässt. "Die Poster müssen aus den Klarsichtfolien raus", sagt sie. Ihre Studenten wissen das. Wie Archive aussehen, haben die meisten im Praxisteil der Ausbildung gelernt. Die Poster landen in säurefreien Pappkartons, auf die Kartons kommt eine Signatur, die Signatur kommt in eine Kartei. Und weiter, nächster Karton.

Im Archivwesen geht es nicht um Nostalgie, sagt einige Etagen tiefer Irmgard Christa Becker, die Schulleiterin, die sich mit den Dozenten Alexandra Lutz und Karsten Uhde in ein Büro mit Parkettboden zurückgezogen hat. Sie sagt diesen Satz mit einiger Verbitterung und schluckt, so wie sie auch in Saarbrücken geschluckt haben muss, als sie dort 1999 die Stelle als Stadtarchivarin übernahm: "Das Magazin des Stadtarchivs ist komplett belegt, das Klima ist problematisch. Teilweise lagern die Bestände in den Büroräumen", meldete sie damals. "Das Stadtarchiv wird weder in der Stadtverwaltung noch in der Öffentlichkeit mit seinen Aufgaben wahrgenommen. - Die rechtlichen Regelungen [...] sind entweder nicht vorhanden oder überholt. - Eine Beständeübersicht oder eine Lagerortskartei fehlen. - Die EDV-Ausstattung ist veraltet und viel zu knapp bemessen. Früher vorhandene Restaurierungsmöglichkeiten und -kenntnisse sind verloren gegangen. - Das Fachpersonal besteht aus einer wissenschaftlichen Archivarin, das andere Personal hat keine Fachausbildung. - Moderne Bestände aus der Zeit nach 1945 sind nur zum Teil verzeichnet."


Sammeln mit System: Alexandra Lutz


Die wichtigsten Hilfsmittel der Archivare

Was Archive bedeuten, wird in Deutschland unterschätzt.

Dabei ist es ganz einfach: Das Leben wird vorwärts gelebt und rückwärts verstanden. Erst die Erinnerung ermöglicht es einer Gesellschaft, eine Identität zu entwickeln, über die Maßstäbe des eigenen Handels nachzudenken, Erfahrungen zu sammeln. Und Geld zu sparen, auch das. "Archive gelten als staubige Abstellkammern", sagt Karsten Uhde, Archivoberrat. "Das ändert sich erst, wenn eine Gemeinde oder ein Unternehmen nachweisen will, seit Jahren ein Grundstück oder bestimmte Rechte zu besitzen. Dann ist es auf einmal doch gut, einen Archivar beschäftigt zu haben, der die Beweisakten vorlegen kann."

Ob der Archivar als Dienstleister helfen kann, ist allerdings eine andere Frage. Das funktioniert nur, wenn die Ordnung stimmt. "Was einmal archiviert wird, wird in der Struktur nicht mehr verändert. Wenn Sie da nicht versucht haben, nur Relevantes aufzuheben, werden Sie und die anderen später kaum fündig werden." Kurz und gut: ohne bewusstes Ausmisten keine Erinnerung.

Viel Zeit für diesen Prozess der Aktenbewertung bleibt nicht. Acht Regalkilometer Akten, die von den Ministerien Jahr für Jahr ins Bundesarchiv geschoben werden - da können die Archivare unmöglich einzelne Seiten lesen. Sie können nur wegwerfen, ganz rigoros. Und beim Rest die vorhandenen Strukturen übernehmen, verzeichnen, einsortieren.

Muss ein Stadtarchiv Abertausende Finanzakten noch aufbewahren, wenn die gesetzlichen Fristen dafür abgelaufen sind? Braucht es alte Reisequittungen, alte Durchschläge, die Papierberge der Führerscheinstelle? Selbstverständlich nicht. "Bei diesem Aktentyp", sagt Becker, "vernichten wir fast hundert Prozent. Wir bewahren nach einem transparenten statistischen Verfahren nur Ordnung einige Formulare auf, die den Vorgang als solchen dokumentieren."

Bei anderen, interessanteren Aktentypen muss der Aktendschungel ebenfalls gelichtet werden. Hier hilft es den Archivaren, dass die meisten von ihnen vor ihrer Ausbildung eine Doktorarbeit in Geschichte geschrieben haben. "Wir müssen erahnen, welche Fragen eines Tages an die historischen Quellen gestellt werden", sagt Becker. "Das geht nur, wenn die Archivare die Strukturen ihres Hauses und die Arbeit der Nutzer wirklich verstehen und gut dokumentieren, nach welchen Grundsätzen sie ausgewählt haben."


Ordnung ist das halbe Leben: Irmgard Christa Becker

Und wenn die Fragen an das Archiv eines Tages doch anders ausfallen?

Damit muss man leben, sagt Becker. Man kann nicht alles aufheben, schon aus Platzgründen nicht. Man kann nur ein System entwickeln, das Raum für das Typische und das Besondere lässt. Man kann transparent machen, aus welchen Gründen welche Bestände ausgemistet wurden. Und diejenigen zum bewussten Ausmisten anhalten, die die Akten produzieren. "Das ist ja auch daheim so", sagen die Dozenten der Deutschen Archivschule in Marburg. "Die Leute heben auf, was man noch einmal brauchen könnte oder für erinnerungswürdig hält. Der Rest landet im Altpapier. Sonst würde man ja verrückt."

Generation Golf

Welchen Nutzen es haben kann, über ein strukturiertes Gedächtnis zu verfügen, zeigt das Beispiel Volkswagen. Der Autobauer hat, anders als etwa Krupp oder Siemens, lange kein Archiv gepflegt. Aber ohne den historischen Speicher war das Unternehmen nicht in der Lage, unangenehme Fragen zu beantworten. Als Anfang der neunziger Jahre Historiker eine Studie zum Thema "Das Volkswagenwerk und seine Arbeiter im Dritten Reich" erstellen sollten, ließen sich zunächst nicht einmal Akten auftreiben.

Trotzdem fanden die Historiker bald Dokumente, die eine womöglich gezielt vorgenommene Aktenvernichtung in den fünfziger Jahren überdauert hatten. "In Wolfsburg", schrieb der "Spiegel" 1996, haben die Forscher "kein Archiv entdeckt, das der Nachwelt hilft, die Entstehungsgeschichte des Volkswagenwerkes präzise nachzuzeichnen. [...] In Begleitung des Werkschutzes suchten sie in den ehemaligen Luftschutzbunkern des VW-Werkes und fanden hinter einer Ladung Kloschüsseln Akten der Bauabteilung. Auch Krankenblätter aus der nationalsozialistischen Zeit sowie Berichte der Rechnungsprüfer waren noch da."

Nach dieser peinlichen Enthüllung ging das Unternehmen in die Geschichts-Offensive: Es richtete einen Hilfsfonds für ehemalige Zwangsarbeiter ein, deren Zahl man auf einmal kannte, baute eine Gedenkstätte auf dem Firmengelände - und beauftragte 1997 den Historiker Manfred Grieger mit dem Aufbau eines professionellen, nicht auf die Zeit des Dritten Reichs beschränkten Archivs. "Angst ist nie gut", sagt Grieger. "Mit der Angst vor der Geschichte ist es wie mit dem Gespenst im Schrank. Man muss den Schrank aufmachen, um nicht handlungsunfähig zu werden."


Vertraut auf den Aktenordner: Karsten Uhde

Die Aktenmenge wuchs innerhalb weniger Jahre nach der Archivgründung von einigen Hundert auf 3800 Aktenmeter an. Jeder bei Volkswagen war offenbar froh, die Ablagen seiner Abteilung endlich entschlacken zu dürfen. Ab damit ins Archiv!

Nur heißt das Archiv nicht Archiv. Die Räume, die so nah an den Maschinen des Presswerkes liegen, dass der Boden unter den Historikern und Archivaren im Produktionstakt bebt, gehören zur Abteilung "Historische Kommunikation", die mit ihren neun Mitarbeitern Teil der 150 Mitarbeiter starken Konzernkommunikation ist. Hier geht es nicht um demokratische Kontrolle aus der Rückschau, die eine der Aufgaben staatlicher Archive ist. Hier geht es vor allem darum, die Marke Volkswagen auf allen verfügbaren Kanälen mit einer Identität zu versorgen.

"Natürlich ist das Archiv auch für Historiker offen", sagt Manfred Grieger beim Gespräch mit der Archivarin Ulrike Gutzmann auf einer Empore in der Kantine. "Es wird auch viel im Haus genutzt, wenn Fragen im Tagesgeschäft entstehen, zu Erfahrungen mit bestimmten Techniken und Märkten etwa; manchmal auch bei Rechtsfragen. Die meisten der zwei- bis dreitausend Anfragen aber, die bei uns eingehen, kommen von den Magazinen und Autofreunden, die nach alten Bildern, Namen und Geschichten suchen."

Auch wenn er dieses Wort nicht mag, weil es den hoch spezialisierten Alltag verklärt: Das Archiv ist eine Schatzkammer. Man muss ja nicht gleich nach den Akten zur "VW-Affäre" fragen. Die müssten zwar ebenfalls irgendwo liegen, wären aber, falls vorhanden, auch in einem staatlichen Speicher erst nach 30 Jahren einsehbar. Die "Organisationsweisung Nr. 24" soll sicherstellen, dass bei Volkswagen künftig nichts Wesentliches mehr verloren geht: "Unternehmensgeschichtlich relevante Daten", heißt es da, "sind der Historischen Kommunikation zu übergeben." Das Archiv "ist grundsätzlich vor der Entsorgung (Löschung, Vernichtung) von o. g. Unterlagen / Dokumenten einzuschalten".

Doch wie können Gutzmann und Grieger garantieren, die richtigen Dokumente aufzuheben? Die Volkswagenarchivare sehen das ebenso gelassen wie die Kollegen in den öffentlichen Archiven. So ist das nun mal, Garantien gibt es nicht. "Auch deshalb", sagt Ulrike Gutzmann, die an der Archivschule in Marburg ausgebildet wurde, "ist es so wichtig, dass wir mit den einzelnen Abteilungen in Kontakt stehen und ein Bewusstsein für die Archivierung schaffen."

Die Faustregel des in Wolfsburg angewandten Verfahrens: Zwei bis fünf Prozent der Akten, grob gerechnet, will man übernehmen, vielleicht auch etwas mehr. Je wichtiger der Schreibtisch, von dem sie stammen, desto weniger Akten werden aussortiert. Die Einladungen, die der Vorstand annimmt, sind wichtiger als die Einladungen für das Kantinenpersonal. Die Bilanzen sind aussagekräftiger als die Rechnungsbelege, mit deren Hilfe sie erstellt wurden. "Sicher heben wir auch auf, was für Sozial-, Alltags- und Technikhistoriker von Bedeutung sein könnte. Das Unternehmen hat ja einen gewissen Symbolgehalt für die Geschichte der Bundesrepublik", sagt Gutzmann. "Uns ist allerdings auch bewusst, dass Volkswagen eine enorme Wirtschaftskraft hat. Bedeutung erhalten da schnell Dokumente, die unternehmerische Entscheidungen erklären können." Vorstandsberichte etwa, Protokolle, Korrespondenzen. Alles liegt in den Regalen, eingepackt in hellgrauen Boxen und penibel durchnummeriert.

Aber: "Was machen Sie eigentlich mit elektronischen Dateien, mit Excel-Tabellen, E-Mails und SMS?" Die Frage kam unscheinbar daher, ohne Hintergedanken. Für einen kurzen Moment aber wird es so still in Wolfsburg, dass man das Blut in den Ohren rauschen hören kann. "Tja", sagen die Firmenhistoriker dann, betont ruhig, "damit müssen wir natürlich zurechtkommen. Da müssen wir uns auf eine neue Welt einstellen."

Generation Datenmüll

Zurück in Marburg. Vor dem Büro hängt ein eingerahmter Pappdeckel: ein zerfledderter Aktenkarton aus dem Adenauer-Bestand, den Katastrophenhelfer nach dem Einsturz des Historischen Archivs in Köln 2009 entdeckten. "Köln war der Super-GAU", sagen die drei Archivare. Die Hände schlagen sie trotzdem erst über dem Kopf zusammen, als von Computern die Rede ist. Natürlich, sagen sie: Wenn Originalakten eingescannt und elektronisch zugänglich gemacht werden, dann ist das gut, das schont die Originale. Sorgen bereiten ihnen auch nicht die elektronischen Baupläne und Bilder, deren Archivierung darauf hinausläuft, ein Technikmuseum unterhalten zu müssen. Nervös machen sie andere Dinge. Die Word- und Excel-Dateien, die "unstrukturiert" auf den Rechnern der Republik liegen, die E-Mails, die auf Nimmerwiedersehen verschwinden, die elektronischen Dokumente, deren Benutzung kaum noch Spuren hinterlässt.

Früher gab es in den Verwaltungen und Unternehmen eine halbwegs eindeutige Ordnung, viele Schreiben wurden gestempelt und nach der Lektüre per Hand abgezeichnet, teils sogar nach einem ausgeklügelten Farbstiftsystem, das den Benutzer klar erkennen ließ. Für die Nachwelt hat das Vorteile: Sie versteht die Verantwortlichkeiten ebenso wie den buchstäblichen Zusammenhang der Papiere. Heute hingegen tauscht man die Daten per Mausklick aus. Das geht schneller, form- und gedankenloser. Und oft genug bleiben die Daten auf Dauer dort, wo sie per Zufall landen: irgendwo auf der Festplatte, auf der Speicherkarte oder einer alten CD, wie die Stecknadel im Heuhaufen verborgen in Zehntausenden belanglosen Dateien. Wie wichtige Dokumente zusammenhängen, welche Version die relevante ist, weiß nur noch einer - bis auch der pensioniert wird.

"Ein gut geführtes Schrifttum", die Zeit als Stadtarchivarin in Saarbrücken hat Irmgard Christa Becker offenbar geprägt, "galt doch einmal als das Qualitätsmerkmal einer Verwaltung! Das ist lange her!" Sie wartet ab, bis die Kollegen am Tisch genickt haben, klagt dann aber umso energischer über die Unternehmensberatungen, die landauf, landab das Personal strichen, das einst für die Aktenführung zuständig war. Werden die Verwaltungsvorgänge nicht immer komplexer? Führen die neuen Kommunikationsformen nicht dazu, dass der Inhalt der vorhandenen Schreiben immer dürftiger und fragmentarischer erscheint? Eben.

"Sie sollten sich mal alte Akten anschauen", pflichtet Karsten Uhde ihr bei. "Da war im Grunde alles enthalten, was wichtig war. Der ganze Sachverhalt. Der ganze Stand der Dinge. Alles wurde wie selbstverständlich zusammengefasst und auf den Punkt gebracht. Und heute?"

"Ja, heute wächst die Datenmenge schneller denn je", sagt Becker lächelnd, "und wenn Sie einen Politiker fragen, wie man das alles beherrschen soll, ist sofort von Digitalisierung und Volltextsuche die Rede."

Kostet ja auch nichts mehr, so ein Terabyte.

Die Kosten bei der elektronischen Archivierung sind gewaltig, protestieren die drei von der Archivschule. Schon weil der Aufwand enorm ist, die elektronischen Daten mit ihren unterschiedlichen Dateitypen und -formaten dauerhaft zugänglich zu halten (siehe auch Seite 126: "Daten für die Ewigkeit"). "Und wie wollen Sie inhaltlich arbeiten, wenn die Bestände nicht auf den relevanten Kern reduziert und verzeichnet worden sind?", fragt Becker. "Mit der Volltextsuche kommen Sie bei komplexen Fragen nicht weiter. Die Sprache verändert sich. Die Zusammenhänge sind verloren. Die Struktur fehlt. Es ist furchtbar." Dabei arbeiten die drei längst daran, Kriterien für den Aufbau eines digitalen Gedächtnisses zu entwerfen.

Zurück aus der Zukunft

Ganz so dramatisch scheint die Lage aber nicht zu sein. Zumindest besteht Hoffnung: In vielen Büros werden Dokumenten-Managementsysteme angewendet, die bei der Strukturierung der Aktenvorgänge helfen und Zusammenhänge abbilden. Es gibt die Empfehlung, auf gut ausgebildete Verwaltungsspezialisten zu setzen, auf ein Records Management, das auch die elektronischen Geschäftsgänge überblickt und im Ausland bereits fest etabliert ist. "Es liegt im Interesse aller Archive", hieß es im Fachblatt "Archivar" unlängst, "hier zumindest den Stand anderer Länder zu erreichen, was nur möglich sein wird, wenn im öffentlichen Sektor wie auch in der Privatwirtschaft der Wert einer geordneten Schriftgutverwaltung erkannt und entsprechende Stellen geschaffen werden."

Und es gibt eine menschliche Eigenart, die Archivaren auch weiterhin das Bewerten und großzügige Aussortieren des angebotenen Materials erleichtern wird: "Sie glauben gar nicht", sagt Karsten Uhde, "wie oft es in der Praxis dann eben doch den klassischen, gut beschrifteten Ordner gibt, in dem die wichtigsten Dinge als Erinnerungsstütze aufgehoben werden." Und zwar auf Papier. Immer kompatibel. Lange haltbar. Garantiert sicher, wenn die Festplatte des Rechners abschmieren sollte.

Alles andere kann man getrost wegwerfen.

Theoretisch. --