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Was ist eigentlich - DIGITALE BETRIEBSPRÜFUNG?

Der Staat braucht Geld. Das ist schlecht für seine Bürger, ganz besonders für Selbstständige und mittelständische Unternehmer. Auf die lässt nun der Fiskus eine neue Form digitaler Schnüffel-Software los. Die massive Probleme schafft.




Ein anständiger Steuerzahler hält seine Buchhaltung in Ordnung. Zehn lange Jahre müssen laut Gesetz Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen verwahrt werden. Das ergibt Papierberge mit hohem Verwaltungsaufwand. Das Beste daran: Dem Finanzamt sind die Aktenberge völlig schnuppe. Auf der Suche nach mehr Geld für den notorisch blanken Staat gibt es bessere Methoden.

Besonders auf die Umsatzsteuer haben es die Prüfer abgesehen. Durch Insolvenzen und betrügerische Scheinrechnungen sollen dem Fiskus jährlich 17 Milliarden Euro durch die Lappen gehen. Das Münchener Ifo-Institut rechnet hinzu, dass zwischen 2001 und 2004 allein durch organisierte Trickserei mit der Mehrwertsteuer - die so genannten Karussellgeschäfte - dem Staat bis zu 4,5 Milliarden Euro pro Jahr entzogen wurden. Ob Betrug oder einfach Fehler, die im kompliziertesten Steuersystem der Welt unvermeidlich scheinen: Im Jahr 2004 spürten Finanzamts-Prüfer immer wieder Sachverhalte auf, die zu Umsatzsteuer-Nachzahlungen von insgesamt rund 18 Milliarden Euro für Unternehmer und Selbstständige führten.

Damit nicht genug.

Mittlerweile machen die Steuerbehörden - ohne großes Aufsehen - vom Paragrafen 147 Abs. 2 der Abgabenordnung Gebrauch, der bereits am 1. Januar 2002 in Kraft trat, auch das mehr oder weniger ohne viel Aufhebens. Die Folgen der neuen Regelung indes sind umso brisanter. Besagt sie doch, dass die Finanzbehörde das Recht hat, "Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen", wie es in schönstem Amtsdeutsch heißt.

Mit anderen Worten: Das Finanzamt darf an die Computer. An alle.

IDEA findet alles - und das noch schneller als der eifrigste Steuerfahnder Für den Zugriff auf die Daten wurden dem Fiskus verschiedene Möglichkeiten eingeräumt, von denen es eine richtig in sich hat: Bei der so genannten Datenträgerüberlassung kann der Prüfer verlangen, dass ihm die angeforderten Daten zum Beispiel auf einer CD übergeben werden. Um diese Daten zu prüfen, haben die Finanzbehörden 14 000 Lizenzen der Prüfsoftware IDEA angeschafft und zirka 10 500 Prüfer damit ausgestattet. Ergänzt um eigenentwickelte Prüfungsroutinen der Behörden, ermöglicht das Programm die schnelle, zielsichere und vollständige Prüfung aller verfügbaren Daten. Zu Zeiten der manuellen Stichprobenprüfung und der Zufallsfunde haben einzelne Prüfschritte oft mehrere Tage gedauert. IDEA, der digitale Blockwart der Steuerbehörden, erledigt das in ein paar Minuten.

So können zum Beispiel Daten aus der Reisekostenabrechnung mit Daten aus dem ebenfalls elektronisch geführten Fahrtenbuch verglichen und Unstimmigkeiten rasch geklärt werden. Wenn beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter in Köln bei einem Geschäftsessen war, kann er kaum zur gleichen Zeit in Hamburg bei einem Kunden gewesen sein. Er könnte sich aber via Internet einige Benzinbelege beschafft haben, um Kosten mit seinem Unternehmen abzurechnen, die ihm gar nicht entstanden sind. Das Unternehmen wiederum, dem das nicht auffällt, macht die Vorsteuer beim Finanzamt geltend. Dumm gelaufen.

Miteinander verglichen werden können zudem Angaben über Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter wie Anschriften, Telefon- und Faxanschlüsse. Misstrauisch werden Betriebsprüfer zum Beispiel, wenn ein Lieferant dieselbe Bankverbindung hat wie ein Mitarbeiter. Durch diese Prüfungen sollen bereits Mitarbeiter aufgeflogen sein, die regelmäßig Beträge unterhalb der Genehmigungsgrenze an sich selbst überwiesen haben. Im Unternehmen wurde das jahrelang nicht bemerkt. Einige Skandale der jüngeren Vergangenheit lassen den aufmerksamen Beobachter vermuten, dass dort ebenfalls IDEA zum Einsatz kam. So geraten mittlerweile Chefs, die in finanzielle Not geratenen Mitarbeitern das Gehalt über fingierte Rechnungen aufbessern, um damit die horrenden Lohnnebenkosten zu sparen, via IDEA sofort ins Visier.

Ganz besonders aufpassen muss auch der Gastwirt, der seine jeweiligen Tageseinnahmen schätzt und das Geld zur Bank bringt. Mit einem Chi-Quadrat-Test oder einem Zeitreihen- oder äußeren Betriebsvergleich tut sich die Prüf-Software nicht schwer: Mit diesen Verfahren stöbern die Behörden statistische Unregelmäßigkeiten auf. Klar, noch kein Delikt, aber ein Grund, sehr genau nachzusehen. Flott findet IDEA auch heraus, wenn Bankverbindungen in Ländern existieren, in denen keine Geschäftsverbindungen bestehen.

Für Steuerbeamte ist vieles verdächtig, flexible Arbeitszeiten zum Beispiel All das mögen brave Steuerzahler noch verstehen. Nur ist IDEA eben auch auf Daten abgerichtet, die für normale Menschen keineswegs verdächtig sind. Als ungewöhnlich spuckt IDEA beispielsweise geprüfte Daten aus, bei denen ein Geschäftspartner nur unter einer Mobilfunknummer zu erreichen ist. Wer kein Büro und keinen festen Schreibtisch hat, ist verdächtig. Wer das verhindern will, sollte sich auch strikt an feste Arbeitszeiten gewöhnen, wie sie im wirklichen Leben nur noch selten gelten.

Denn Buchungen zu ungewöhnlichen Zeiten werden von der Software ebenfalls erfasst und bringen die Prüfer auf den Plan. Dahinter steckt die Amtseinsicht, dass die zu ahndende kreative Buchführung vor allem dann durchgeführt wird, wenn sonst niemand mehr im Haus ist. Selbstständige erklären das gern damit, dass sie zu den Geschäftszeiten dafür kaum Ruhe finden. Steuerprüfer werten das als Vorwand. Dass manche Menschen länger arbeiten, weil sie eine komplexe Bürokratie bedienen müssen, ist ihnen fremd.

Geprüft wird auch die Häufigkeit der Endziffern 00. Erscheint diese Zahlenkombination sehr selten, wird vom Prüfer eine Manipulation vermutet. Denn: Wer Zahlen manipuliert, so eine weitere Amtsweisheit, scheut sich davor, runde Beträge einzugeben. Darauf muss ein ehrlicher Mensch erst mal kommen.

Kritisch sind ab sofort aber auch ganz normal erscheinende Geschäftsvorgänge, etwa das Ordern eines Online-Tickets: Das Ticket für einen geschäftlich veranlassten, online gebuchten Flug beispielsweise wurde mit einer Buchungsnummer versehen, digital signiert und per E-Mail zugeschickt, im Anhang dazu die Rechnung in Form eines PDF-Dokuments. Diese Rechnung wurde ausgedruckt, an den Steuerberater weitergegeben und die Vorsteuer geltend gemacht. Der digitale Beleg wurde im E-Mail-System aufbewahrt - war aber nach einem Absturz nicht wieder herzustellen.

Der Prüfer, durch nicht plausible Ergebnisse bei der Prüfung der Reisekosten bereits aufmerksam geworden, fordert die Belege. Erfahrungsgemäß sieht er sofort, dass es sich um den Ausdruck einer online eingegangenen Rechnung handelt und erkennt ihn nicht als Originalbeleg an. Denn seit dem 1. Juli 2004 sind Online-Rechnungen nur noch gültig, wenn sie mit einer - von der Bundesnetzagentur vergebenen - qualifizierten digitalen Signatur versehen sind. Weil die aber teuer sind, verzichten viele Rechnungen ausstellende Unternehmen darauf - eine nicht anerkannte Rechnung ist nicht ihr Problem.

Eine korrekte digitale Rechnung erkennt man daran, dass bei den meist im PDF-Format versandten Rechnungen ein kleiner Reiter mit dem Namen "Unterschriften" auf dem Bildschirm erscheint. Dort - und nur dort - findet sich die korrekte digitale Signatur. Falls nicht, ist die Rechnung wertlos. Um einer Steuernachzahlung zu entgehen, müssen dringend Originalbelege oder zumindest regelmäßig Original-Sammelrechnungen zu digitalen Rechnungen angefordert und dann in nachprüfbarer Form archiviert werden. Alles andere bedeutet: Steuernachzahlung. Vor diesem Problem stehen praktisch alle Webshops beziehungsweise ihre gewerblichen Kunden.

Nicht-Wissen gilt nicht - da bleibt müder Selbsttest mit der Schnüffel-Software Gerade an diesem Beispiel wird klar, wie oft auch der bravste Steuerzahler in die Falle tappen kann, wenn er ins Netz der digitalen Buchprüfung gerät. Und die Maschen werden enger: Der Fiskus wird konsequent Buß- und Zwangsgelder verhängen und schlimmstenfalls die Buchrührung als formal nicht ordnungsgemäß ansehen. Das wirkt sich nicht nur negativ auf ein Rating im Rahmen von Basel II und damit auf die Kreditwürdigkeit aus, es führt auch zu einer Neuschätzung der Besteuerungsgrundlagen. Dabei darf ein durch Preisspannen vorgegebener Rahmen voll ausgeschöpft werden. Dahinter steckt ein auch ministeriell verordnetes Eigeninteresse der Steuerfahnder: Der Erfolg der Betriebsprüfer wird ganz ausdrücklich an den Mehreinnahmen gemessen.

Allen, denen vor den Folgen der digitalen Buchprüfung graut, bleibt nur der Weg zum Steuerberater, der bereits IDEA einsetzt - das allerdings sind längst nicht alle. Oder, so der Tipp eines wohlmeinenden Beamten, der Selbsttest: "Am besten bestellt man sich die Software und lässt sie mal über die digitalen Belege laufen." Das Programm kostet übrigens 3600 Euro, immerhin steuerlich absetzbar.