Welche neuen Tools sollte man kennen?

Schlauer Steuern





Im alten Rom ließ Kaiser Vespasian Toilettengänge besteuern, heute wird über eine faire Abgabe auf den Handel mit Kryptowährungen diskutiert: Steuern bilden immer wieder Entwicklungen in Technologie und Gesellschaft ab. Manchmal setzen Behörden neue Standards, manchmal treibt die Wirtschaft Veränderungen voran – und manchmal sorgen neue Technologien für neue Wege, mit Steuern umzugehen. Das gilt natürlich auch für die Digitalisierung. Wir haben uns Tools und Trends angeschaut, die heute den Umgang mit Steuern erleichtern und ihn in Zukunft möglicherweise revolutionieren werden.

ROBOTIC PROCESS AUTOMATION

Wenn Unternehmen Daten für ihre Steuererklärung aufbereiten, müssen in der Regel sich ständig wiederholende Fragen abgearbeitet werden: Sind auf einer Rechnung alle steuerlich relevanten Daten erfasst? Wurde der Beleg korrekt verbucht? Passen Bestell- und Lieferzahlen zusammen? Wer jede Woche Hunderte Reisebelege von Außendienstlern ver- arbeiten muss, weiß, wie langwierig, mühsam und letztlich teuer es ist, immer wieder zu überprüfen, ob die Umsatzsteuer-ID korrekt vermerkt ist oder das gebuchte Hotel zu den Reisekostenlinien passt.

Die Automatisierung solcher an sich simplen Vorgänge nennt sich Robotic Process Automation (RPA). Dabei überprüft eine Software in ausgewählten Dokumenten auf die immer gleiche Art und Weise vorher festgelegte Standards, eben wie ein Roboter. Auch wenn es darum geht, Zahlen aus einem Dokument in ein anderes einfließen zu lassen, lässt sich RPA einsetzen. Die Anbieter werben damit, dass die Programme bis zu 80 Prozent Kosten einsparen können, außerdem können die Mitarbeiter die gewonnene Zeit in kniffeligere Probleme stecken.

Die Programme werden zumeist an bestehende Anwendungen angedockt. Wichtig sind passende Schnittstellen, in der IT-Abteilung als API (Application Programming Interface) bekannt. RPAs können auf ERP-Programme wie SAP, Office-Anwendungen wie Word oder Steueranwendungen wie Datev zugreifen.

Die Software kann allerdings nicht einfach von der IT installiert werden, sie braucht eine inhaltliche Begleitung – das Programm an sich ist kein Steuerexperte. Zahlreiche Softwarefirmen und Start-ups bieten automatisierte Helfer an, die aber letztlich fast jede Kontrollaufgabe in jeder Abteilung übernehmen könnten. „Die Software ahmt das menschliche Verhalten nach und muss entsprechend von einem fachlichen Mitarbeiter geschult werden“, sagt Stefan Groß, Digitalisierungsexperte und Partner der Steuerberaterkanzlei PSP München. Große Beratungen und spezialisierte Steuerberater bieten solche Schulungen bereits als Dienstleistung an.

Die Software kann im Vergleich zu anderen Technologien im Steuerbereich schnell eingeführt werden, hat jedoch klare Grenzen: RPA hilft vor allem bei Vorgängen, die sehr häufig im Unternehmensalltag vorkommen und klar entschieden werden können. Findet das Programm in einem Dokument etwas nicht, das es beurteilen soll, ist es hilflos – und der Mensch muss ran. Mit der Entwicklung der künstlichen Intelligenz wird die Zahl der Dokumente, die bearbeitet werden können, aber wohl erheblich steigen. Dann werden die Programme auch lernen, in gescannten Dokumenten oder PDFs wichtige Datenfelder zu identifizieren und zuzuordnen.

Eine Basisversion ist für jeden hilfreich – die simpelste Form von RPA findet sich bereits in der Steuersoftware für den Privatgebrauch: Weist ein Programm auf Fehler oder Unstimmigkeiten hin, steht eine automatisierte Überprüfung bestehender Regeln dahinter. Geht es um eigens trainierte Software, lohnt sich der Einsatz allerdings erst bei größeren Mittelständlern. „Dafür ist eine gewisse Fallzahl an repetitiven Tätigkeiten nötig“, sagt Groß.

STEUERLICHE EXPERTENSYSTEME

Vereinfacht gesagt: um die große Schwester der Robotic Process Automation. Während RPA stumpf seine Vorgaben abarbeitet, sind softwarebasierte Expertensysteme stärker mit Fachwissen aufgeladen. Damit können sie verschiedenen Abteilungen helfen, auf Steuer-Know-how zurückzugreifen, ohne dass gleich Experten eingeschaltet werden müssen.

Ein klassisches Beispiel aus dem Vertrieb: Welche Umsatzsteuer ist anzuwenden, wenn ein Produkt aus Land A stammt, aus Land B bestellt und in Land C geliefert wird? „Die Entscheidung über die anzuwendende Umsatzsteuer trifft im Alltag nicht selten der Vertrieb – doch der ist in der Regel steuerlich nicht versiert“, sagt Stefan Groß. Das steuerliche Expertensystem hilft, die korrekte Entscheidung zu treffen, und erspart so aufwendige Korrekturen am Jahresende. Groß: „Man schafft Sicherheit im Vorfeld.“

Die grundsätzliche Herangehensweise ist nicht neu. „Man übersetzt eine steuerliche Vorschrift in einen Entscheidungsbaum, der im Anschluss in ein intuitives dialoggestütztes Fragen- und Antwortsystem codiert wird“, beschreibt Steuerberater Groß das Programm. Die Basis dafür bildet eine Wissensdatenbank, die Steuerexperten im Unternehmen oder externe Steuerberater pflegen können. Dort können zum Beispiel neue Vorschriften oder auch wegweisende Urteile hinterlegt werden, die so alle Mitarbeiter erreichen, die mit dem Programm arbeiten. Zum Trainieren der Programme kann übrigens auch künstliche Intelligenz eingesetzt werden.

Bei der Nutzung beantwortet der Anwender relevante Fragen, wie bei einem Online-Fragebogen oder im Austausch mit einem Chatbot. Im Anschluss gibt das Expertensystem, abhängig von den Eingaben, eine Einschätzung ab. Die Software lernt mit der Zeit, den Kontext der Fragen besser zu verstehen und bereitet das Steuer-Fachwissen entsprechend für Mitarbeiter beispielsweise im Vertrieb oder in der Buchhaltung auf. In Zukunft werden solche Systeme auch über Spracherkennung funktionieren, so arbeitet etwa das Deutsche Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz gemeinsam mit der Steuerberatungsgesellschaft WTS an passenden Algorithmen.

Steuerprogramme wie Wiso, Taxfix oder ELSTER funktionieren bereits ähnlich, wenn sie Nutzer anhand von Fragen durch die Steuererklärung lotsen. Auch das von Datev angebotene Paket „Expertisen und Verträge“, etwa zu Dienstwagen-Besteuerung und Umsatzsteuer-Fragen, funktioniert nach demselben Prinzip. Programmierung und Training eines eigenen Algorithmus ist allerdings aufwendig. Ein individuelles Expertensystem lohnt sich deshalb erst für größere Mittelständler, die komplexe steuerliche Fragen beantworten müssen und Steuer- experten beschäftigen, die solche Programme intern bestücken und begleiten können.

TAX CMS

Fehler kommen vor – gerade im Wust der Steuerklauseln. Die Steuerbehörden sehen den Unternehmen manche Nachlässigkeit nach, können aber auch Strafzahlungen verhängen oder gar Strafverfahren einleiten. Auf mehr Milde können Firmen hoffen, die ein Tax Compliance Management System (Tax CMS) aufgebaut haben, zu Deutsch internes Kontrollsystem für Steuern (IKS). Tax CMS ist Teil des Compliance Management Systems, also sämtlicher Maßnahmen, Strukturen und Prozesse, die dabei helfen, im Alltag alle gesetzlichen oder ethischen Regeln einzuhalten. Das Tax CMS soll explizit sicherstellen, dass alle steuerlichen Pflichten erfüllt werden.

Dazu gehört auch der Überblick über Programme, in die für das Steuer-Reporting Zahlen aus diversen Anwendungen einfließen, teilweise sogar automatisiert durch RPA. Die Unternehmen können Software und Prozesse nicht einfach übernehmen, sondern müssen dokumentieren, dass die eingesetzten Verfahren zu sinnvollen Ergebnissen in der Datenaufbereitung führen und auch deren Grenzen bekannt sind. „Über die Richtlinien, die Unternehmen erlassen, hinaus müssen sie sich auch auf ihre Systeme verlassen können. Technologien wie die zunehmende Automatisierung und Nutzung künstlicher Intelligenz bieten hier eine wesentliche Unterstützung“, sagt Stephanie Alzuhn, Partnerin und Digital Lead Tax & Legal bei Deloitte.

2016 erweiterte das Bundesfinanzministerium die Anforderungen an die Abgabenordnung, doch es hat sich nichts Entscheidendes geändert – waren die bisherigen Kontrollen wirksam und vollständig, sind sie es immer noch. Wer ein neues Tax CMS aufbauen muss, kann sich am „Praxishinweis 1/2016“ vom Institut der Wirtschaftsprüfer orientieren, der die Prüfung eines Systems definiert.

Wichtig ist vor allem eine saubere Dokumentation: Wer ist für welche Aufgaben zuständig? Welche Risiken drohen im normalen Geschäftsalltag? Welche Kontrollmechanismen existieren? Letztere können analoge Lösungen sein, etwa ein Vieraugen- Prinzip bei bestimmten Überweisungen, aber auch digitale, wie die Überprüfung automatisiert erstellter Auswertungen per Stichprobe. Selbstverständlich muss die Tax CMS immer auf dem neuesten Stand gehalten werden, wobei auch künstliche Intelligenz eingesetzt werden kann: Sie kann relevante Muster und Kombinationen von Begriffen in Gesetzestexten erkennen und so helfen, schneller wichtige Änderungen zu bemerken.

Prinzipiell jedes Unternehmen, denn Vorstände oder Geschäftsführer haften für steuerliche Pflichtverletzungen. „Es gilt die Maxime, dass lediglich die Delegation von Aufgaben, nicht aber von Verantwortung möglich ist“, fassen es die Steuerberater von Rödl & Partner, Andreas Brunnhübner und Tanja Creed, zusammen. In kleineren Unternehmen reichen aber oft bereits generelle Compliance-Richtlinien aus – die Anforderungen sind dort deutlich niedriger als bei Konzernen.

REAL TIME TAX

Um mehr langfristige Sicherheit. „Bisher“, sagt Kristiina Coenen, die das Innovationslabor „Tax&Legal- Garage“ bei Deloitte leitet, „basierte Steuerberatung eher auf Daten, die in der Vergangenheit liegen.“ Zum Jahresabschluss blicken Firmen und Steuerberater zurück, bis zum endgültigen Steuerbescheid können Jahre vergehen. Ansonsten läuft der Betrieb oft im Blindflug – häufig lässt sich nur grob schätzen, wie viel Geld zur Seite gelegt werden muss. Noch komplizierter wird es, wenn Transaktionen oder komplizierte Auslandsgeschäfte steuerliche Sondereffekte nach sich ziehen. „Moderne Steuerberatung arbeitet jedoch mit Technologien, die Echtzeitdaten nutzen und vorausschauen“, erklärt Coenen. „Der Steuerpflichtige muss wissen, was er, basierend auf den heutigen Daten, für die Zukunft tun kann.“

Ähnlich geht es den staatlichen Stellen: Statt mit monate- oder jahrelangem Verzug Steuereinnahmen verbuchen oder korrigieren zu müssen, würden sie lieber näher an eine Echtzeit-Betrachtung und -bezahlung heranrücken. Ein großer Schritt wäre bereits eine unmittelbare Rückmeldung über die zu erwartende Steuerlast. All das sollen die zum Teil sehr unterschiedlichen Konzepte, die sich hinter dem Begriff „Real Time Tax“ verbergen, ermöglichen.

Zuerst einmal geht es um Software. Die Unternehmen müssten für eine zeitnahe, im Idealfall sofortige Besteuerung ihre Daten so aufbereiten, dass sie automatisch in Formulare einfließen können. Eine aufwendige Grundlagenarbeit: „Es gibt viele über Jahre gewachsene Systeme, bei denen oftmals gar nicht genau klar ist, was herauskommt“, sagt Coenen. Das Ziel wären abteilungsübergreifende Datenbanken, in denen sämtliche steuerrelevanten Informationen zusammenlaufen. Peter Fettke, Professor am DFKI, nennt das einen „Tax Data Lake“, einen Steuerdatensee.

Zugleich müssten die Behörden verbindliche Vorgaben für die Abrechnung schaffen. Die OECD hat bereits vor einigen Jahren den „SAF-T“-Standard geschaffen, der helfen soll, bei einer Betriebsprüfung Daten einfacher auszutauschen. Er könnte auch für Echtzeit-Berichte verwendet werden. Dazu müsste ein möglichst einfaches Regelwerk entstehen, sodass Eingaben ins System in Sekunden automatisch überprüft werden könnten. In Großbritannien arbeitet bereits ein „Büro für Steuer- Vereinfachung“ am Thema, das aber gleich neue Herausforderungen gefunden hat: Eigentlich sollte es möglich sein, für ein Echtzeit-System Daten von Dritten einzubinden, etwa von Sozialversicherungsstellen oder ausländischen Finanzbehörden – und solch eine Vernetzung ist natürlich komplex.

Real Time Tax könnte das Leben aller Steuerzahlenden verbessern – aber noch ist es eine Utopie. Und es wird wohl auch noch einige Zeit dauern, bis sie real wird. Aber es gibt immerhin schon erste Versuche beim Real Time Reporting, also der Echtzeit-Steuermeldung: Ungarn führte bereits im vergangenen Sommer die Pflicht ein, umsatzsteuerrelevante Daten an ein nationales IT-System zu melden – bei Rechnungen mit einer ausgewiesenen Steuerschuld ab 1600 Euro spätestens am Tag nach der Rechnungsstellung, Rechnungen mit einer ausgewiesenen Steuerschuld von mindestens 320 Euro sind innerhalb von fünf Tagen zu übermitteln. Spanien hat ein ähnliches System im Einsatz, bei dem innerhalb von vier Tagen die Details einer Rechnung an eine staatliche Datenbank gemeldet werden müssen. „Die Finanzverwaltungen sind in einigen Ländern hier bereits sehr weit und Vorbilder“, sagt Beraterin Kristiina Coenen. Und wenn etwas erst mal funktioniert, breitet es sich bekanntlich auch schnell aus.

E-RECHNUNG

Ein paar Zahlen auf einem dünnen Blatt Papier, eine krakelige Unterschrift, vielleicht noch ein Stempel: Bis heute werden solche Rechnungen zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht. Das macht es einfach, Dokumente verschwinden zu lassen – und kompliziert, sie für die Steuererklärung aufzubereiten.

Doch auch dieser Prozess wird zunehmend digitalisiert, nicht zuletzt auf Druck einer europäischen Norm. Die schreibt zwar vorerst nur die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen vor, doch das Prinzip wird sich wohl durch die Umsatzklassen nach unten arbeiten. Manche europäischen Länder marschieren schon vorweg: In Italien sind Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 65 000 Euro seit 2019 verpflichtet, ihre Geschäftskunden-Rechnungen über eine staatliche Plattform auszutauschen.

Basis ist ein verbindliches Rechnungsformat, das möglichst einfach sein muss, damit die Computer die Daten auslesen können. Ein Problem ist zurzeit noch, dass viele Länder auf eigene Entwicklungen setzen, was grenzüberschreitende Rechnungen kompliziert macht. In Deutschland soll ein Projekt wie „ZUGFeRD“ den Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch schaffen, Italien setzt auf das eigens entwickelte Datenformat „FatturaPA“. Auch die genaue Art der Abwicklung ist unklar: Fungiert der Staat als Rechnungs-Hub? Oder werden einfach nur Prozesse für den Austausch unter Firmen definiert?

Irgendwann könnte in dem Bereich Blockchain-Technologie wichtig werden, denn mit ihr ließen sich steuerlich relevante Dokumente und Daten fälschungssicher abspeichern. Auch „Smart Contracts“, also automatisierte Verträge, könnten an Relevanz gewinnen: Die Umsatzsteuer ließe sich über eine transparente Sammlung aller Rechnungen leicht errechnen, die Zahl eigener Berechnungen, Erklärungen und Überweisungen würde massiv sinken.

Wer für Behörden oder Unternehmen in öffent- licher Hand arbeitet, muss ab Ende November 2020 seine Rechnungen elektronisch stellen. Und wie das Beispiel Italien zeigt: Das Thema kann schnell auch für kleine Unternehmen relevant werden, wenn Regeln angepasst werden. Besonders die Steuerbehörden sind daran sehr interessiert: Wenn es eine staatliche verpflichtende Kontrollstelle für Rechnungen gibt, lassen sich Steuerpflichten nicht mehr so leicht verbergen.

Die Behörden haben es besonders auf die Umsatzsteuer abgesehen, die sich über manipulierte oder fehlende Rechnungen leicht beeinflussen lässt. 56 Nationen haben mittlerweile eine E-Rechnungs-Strategie implementiert oder in Planung, hat The Accounts Payable Network schon 2013 gezählt. In Italien wurden im ersten Halbjahr 2019 bereits eine Milliarde Rechnungen über die neue Plattform versandt.

Die größte Herausforderung sei, so die italienischen Behörden, den Unternehmen verständlich zu machen, dass die elektronische Eingangsrechnung nicht nur eine juristische Pflicht sei, sondern eine Möglichkeit, die für alle beteiligten Parteien von Vorteil sei. Aber das gilt bekanntlich für fast alle Neuerungen. //

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