Prüfen oder prüfen lassen?

Harte Zeiten für Spesenritter

Die kalifornische Firma AppZen setzt künstliche Intelligenz ein, um Unternehmen bei der Kontrolle von Spesenabrechnungen zu helfen. Manchmal kommt dabei Interessantes ans Licht.




Anant Kale, Gründer und CEO von APPZen, ist nicht misstrauisch – nur sehr genau.

/ Die menschliche Kreativität kennt bekanntlich keine Grenzen – auch nicht bei Reisekostenabrechnungen: Ausflüge in den Stripclub werden als Restaurantbesuche getarnt, Wodkaflaschen landen auf der Rechnung für den Arbeits-Lunch. Und dann gibt es noch den Starbucks-Trick, eine der Lieblingsgeschichten von AppZen-Mitgründer und CEO Anant Kale: „Eine Angestellte traf ihre geschäftlichen Kontakte regelmäßig in einem Starbucks-Café und reichte die Bewirtung stets ordnungsgemäß bei ihrer Firma ein“, erzählt Kale. „Dabei lud sie aber auch jedes Mal ihre private Starbucks-Guthabenkarte um 10 oder 20 Dollar auf.“

Laut Kale werden in Unternehmen nur 5 bis 20 Prozent aller Spesenabrechnungen wirklich geprüft. Das meiste werde durchgewunken, solange es einigermaßen plausibel erscheint. Dank künstlicher Intelligenz (KI) soll sich das ändern: Die Software der 2012 gegründeten Firma AppZen aus dem kalifornischen San José, die in existierende Systeme integriert wird, analysiert Spesenabrechnungen innerhalb weniger Minuten. Wird eine Abrechnung eingereicht und bestätigt, stuft die KI nach kurzer Analyse ihr Fehlerrisiko ein: hoch, mittel oder niedrig. Je nach Kategorie kann anschließend ein Mitarbeiter prüfen, ob es sich um ein Versehen handelt – oder um versuchten Betrug.

„Unsere Algorithmen weisen nur auf Unstimmigkeiten hin“, sagt Kale. „Wir würden nie jemandem Absicht unterstellen. Das zu überprüfen ist Aufgabe des Arbeitgebers.“ Etwa jede zehnte Abrechnung zeige Auffälligkeiten, doch nur bei einem Bruchteil ginge es wirklich um mutwillige Falschangaben. Manchmal hat sich nur ein Zahlendreher eingeschlichen, oder jemand bezahlt eine Ausgabe mit einer Firmenkreditkarte und reicht den Beleg später aus Versehen zur Erstattung ein.

Zu den mehr als 1500 Unternehmenskunden von AppZen gehören neben Schwergewichten wie Amazon, Airbus, Salesforce oder Intuit auch zahlreiche deutsche Firmen. „Viele unserer Kunden machen das nicht öffentlich“, sagt AppZen-Marketingchefin Jamie Barnett, „weil sie nicht mit Betrug assoziiert werden wollen. Aber wir betreuen zwei der zehn größten deutschen Unternehmen.“ Weil die Firmen nicht gern über betrügerische Mitarbeiter sprechen, ist es schwierig herauszufinden, wie groß das Problem tatsächlich ist. Der US-Prüferverband Association of Certified Fraud Examiners, die weltgrößte Organisation dieser Art, wertete zwischen Januer 2016 und Oktober 2017 insgesamt 2690 Betrugsfälle aus – und ermittelte einen Schaden von sieben Milliarden Dollar.

Kunal Verma ist Nachbar von Anant Kale – und Technikchef von AppZen.

Anant Kale, der in Mumbai studiert und zehn Jahre in leitender Funktion bei Fujitsu USA gearbeitet hat, gründete AppZen mit seinem Nachbarn Kunal Verma, der zuvor ein KI-Team bei Accenture leitete. Beim Rausstellen der Mülltonnen und Spaziergängen mit den Kindern sprachen die beiden immer wieder darüber, wie eine sinnvolle Anwendung von Machine Learning und Sprachverarbeitung für die Unternehmensbuchhaltung aussehen könnte. Ihr erstes gemeinsames Produkt sollte Angestellten das Erstellen und Einreichen von Spesenabrechnungen erleichtern. Unternehmen zeigten sich grundsätzlich interessiert, erzählt Kale, „sie signalisierten jedoch auch, dass ein System, mit dem sie Abrechnungen verwalten und überprüfen könnten, für sie viel wertvoller sei.“

Aber würde ein Wodka-Mittagessen oder ein regelmäßiger Starbucks-Schwindel nicht auch einem menschlichen Mitarbeiter auffallen? Kale bezweifelt das: „Zum einen können sich schnell wachsende Firmen wie Amazon oder Facebook immer nur einen Bruchteil der Abrechnungen ansehen“, sagt er. Und die Trickser würden besser: Striplokale geben sich unverdächtige Namen und stellen Rechnungen aus wie für ein gewöhnliches Abendessen. Wer extrem dreist ist, kann sich sogar auf speziellen Websites kostenlos fingierte Tankquittungen oder andere Rechnungen ausstellen lassen.

Um die Plausibilität von Rechnungen zu überprüfen, zieht das System externe Datenquellen heran. So überprüft es, ob es ein bestimmtes Restaurant in Tokio tatsächlich gibt oder das Benzin für den Mietwagen in Honduras wirklich so teuer ist. Wo sich Preise aufgrund der Nachfrage ständig ändern, etwa für Hotels oder Flüge, speichert das System historische Daten und kann damit auch beurteilen, wie hoch die Hotelpreise in Madrid vor vier Wochen waren. Wird ein fragwürdiger Vorgang gefunden, sind die dran, die heute alles kontrollieren müssen. „Diese Mitarbeiter werden nach wie vor gebraucht – aber sie können sich auf verdächtige Fälle konzentrieren, statt nach einer Nadel im Heuhaufen zu suchen.“

AppZen hat mittlerweile 200 Mitarbeiter und im September 2019 eine Finanzierungsrunde über mehr als 50 Millionen Dollar abgeschlossen. Es hat bisher Abrechnungen im Wert von 51 Milliarden Dollar geprüft. Von seinen Kunden verlangt es dafür eine jährliche Gebühr, die sich an der durchschnittlichen Zahl Spesenabrechnungen pro Monat bemisst. Auch für die Kunden scheint sich das zu lohnen: Bis vor zwei Jahren mussten sich etwa bei Airbus USA vier Angestellte jedes Jahr durch rund 25.000 Abrechnungen von Mitarbeitern aus den USA und Mexiko pflügen, so Richard Masci, gegenüber dem Wall Street Journal. Masci, verantwortlich für Finanzsystemdienstleistungen und Compliance, schätzt den Zeitaufwand für eine gründliche Überprüfung pro Abrechnung auf etwa eine Stunde – wenn Quittungen in einer fremden Sprache verfasst sind oder Belege fehlen, auch mehr. Durch den Einsatz von AppZen, sagt er, habe sich die Bearbeitungszeit von mehreren Wochen auf wenige Tage verkürzt.

Für 2019 rechnet Masci mit Einsparungen von 100.000 Dollar in den USA, bei weltweiter Nutzung dürften es mehrere Millionen sein: In der Europazentrale im niederländischen Leiden gehen jährlich rund 20-mal so viele Spesenabrechnungen ein. „Bis jetzt hat sich die digitale Transformation für uns in Grenzen gehalten“, erklärt Masci auf Nachfrage per Mail. Aber die Verarbeitung von Spesenabrechnungen sei nun mal zeitaufwendig, weil sie die Analyse vieler Dokumente und Quellen erfordere. „Mit AppZen waren wir in der Lage, Prozesse zu automatisieren, Probleme aufzudecken, die Entscheidungsfindung zu optimieren und gleichzeitig erhebliche Kosten einzusparen.“ Die Einsparungen entstehen allein durch korrigierte Abrechnungen. Es gibt laut Airbus keine Pläne, Mitarbeiter aus der Buchhaltung zu entlassen.

Inzwischen sind Reisekosten- und Spesenabrechnungen nicht mehr die einzigen Arbeitsbereiche von AppZen. Seit Mai 2019 können Firmen auch die komplette Kreditorenbuchhaltung von den Kaliforniern durchleuchten lassen. Dabei wird beispielsweise überprüft, ob Lieferanten marktübliche Preise verlangen, ob sich ihre Preise nach und nach erhöhen oder ob Dopplungen vorliegen, also etwa Dienstleistungen bei zwei verschiedenen Abteilungen in Rechnung gestellt wurden.

Auf Wunsch kann die KI auch kontrollieren, ob Ausgaben gesetzeskonform sind. Tauchen etwa Abrechnungen aus Ländern auf, gegen die Sanktionen oder Exportsperren bestehen, oder gehen Zahlungen an Unternehmen solcher Länder, schlägt das System Alarm. Ähnlich reagiert es, wenn ein Politiker zum Essen eingeladen wird oder der Außendienstmitarbeiter eines Pharmaunternehmens die Quittung für ein Geschenk einreicht – ob es sich eventuell um einen Korruptionsversuch handelt, muss dann der Mensch entscheiden.

Zwei von 10.000 Spesenabrechnungen enthalten regulatorische Vergehen, in der Kreditorenbuchhaltung liegt der Faktor bei etwa 1 zu 10.000. Aber jedes Vergehen kann teuer werden: Laut Stanford Law School liegt die durchschnittliche Strafe für einen Verstoß gegen das US-amerikanische Anti-Korruptionsgesetz Foreign Corrupt Practices Act bei 233 Millionen Dollar.

Neben den Einsparungen sei die Signalwirkung wichtig, die eine gründliche Überprüfung der Abrechnungen mit sich brächte, meint Kale. Es habe Fälle gegeben, in denen erst einige Mitarbeiter und dann ganze Abteilungen Quittungen für Yogastunden oder Maniküren einreichten, mit der Begründung, man habe dort mit potenziellen Kunden gesprochen. „Oftmals breiten sich schlechte Sitten in einem Unternehmen aus, weil niemand eingreift.“ In einer Firma habe die KI die Buchhaltung darauf aufmerksam gemacht, dass alle Mitarbeiter einer Abteilung auffallend oft auffallend knapp unter dem maximal erstattungsfähigen Betrag von 25 Dollar für Parkgebühren blieben. Als herauskam, dass die Quittungen manipuliert waren und die beiden dreistesten Mitarbeiter entlassen worden waren, hörte der Schwindel sofort auf. „Am Ende müssen die Firmen selbst ihre Konsequenzen aus dem Fehlverhalten ziehen“, sagt Kale. „Aber unsere Erfahrung ist: Wer bei solchen Dingen auffällt, verhält sich auch in anderen Bereichen nicht unbedingt im Interesse des Unternehmens.“


Die Atmosphäre ist eher schlicht – dafür sind die Produkte von AppZen ausgeklügelt.

Wie wichtig es sein kann, Betrug früh zu erkennen, belegt eine weltweite Studie der ACFE. Sie kam 2018 zu dem Ergebnis, dass die durchschnittliche Betrugsmasche, mit der Mitarbeiter ihren Arbeitgeber bestehlen, 16 Monate währt und überproportional ansteigt, wenn sich mehrere Kollegen zusammentun. Dabei verursachten Mitarbeiter, die länger als fünf Jahre im Unternehmen waren, im Betrugsfall einen mehr als doppelt so großen Schaden wie Neulinge. Viele von ihnen ließen sich vermutlich frühzeitig durch gründliche Kontrollen abschrecken, den notorischen Betrüger hingegen wird es wohl immer geben.

Um die Vertreter beider Gruppen zu unterscheiden, wäre eine KI ein guter Anfang. //

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