Welche Tools sorgen für mehr Austausch und Bewegung?

Digitale Helfer

Natürlich kann man auch ohne Software agil arbeiten. Aber richtig eingesetzt, kann sie vieles vereinfachen. Hier eine Sammlung von spannenden Tools und Techniken.





Woher kommt es?
Google Drive ist ein cloud-basierter Filehosting-Dienst von Google, der auch die Programme Google Docs, Tabellen, Präsentationen, Formulare, Zeicnungen, Karten und vieles mehr integriert.

Wozu ist es gut?
Der Dienst ermöglicht das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten und Präsentationen, unabhängig davon, wo sich die einzelnen Mitarbeiter befinden. Änderungen werden in Echtzeit dargestellt. Das Tool wird eingesetzt, um mehr Transparenz in Unternehmen zu erzeugen: Mitarbeiter können auf alle Dokumente zugreifen und sehen, woran gearbeitet wird und wie weit bestimmte Aufgaben vorangeschritten sind.

Wer benutzt es?
Agenturen nutzen Google Drive intern, aber auch beim Kunden. So auch die Hamburger Firma Blackboat Internet GmbH, die darauf spezialisiert ist, die Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen zu verbessern. „Ideal ist es, wenn Mitarbeiter alle ihre Dokumente in der Teamablage von Google Drive erstellen“, erklärt Daniel Bolwin vom Tech-Team bei Blackboat: „Die Technik hilft dabei, Strukturen aufzubrechen und den offenen Umgang mit Themen zu fördern.“

Was sind die Nachteile?
Nicht jedem gefällt so viel Offenheit. „Viele Menschen können nicht damit umgehen, wenn die Fortschritte ihrer Arbeit permanent transparent sind“, sagt Bolwin. In einem Klima des Misstrauens und der Kontrollangst werden öffentlich gemachte Fehler als Demütigung empfunden.

Probleme gibt es auch, wenn Mitarbeitern plötzlich Zugriffsrechte entzogen werden sollen. Beispiel Unternehmensführung. „Wenn ein Mitglied aus der Geschäftsführung in einen anderen Bereich wechselt, genügt es leider nicht, ihm die Rechte im Hauptordner zu entziehen“, sagt Bolwin: „Man muss dann jede einzelne Berechtigung aufheben – und auch entsprechend kommunizieren.“

Was gibt es noch?
Die bekannteste Alternative zu Google Drive ist Microsoft OneDrive, das im Office-365-Paket die Onlineversionen der Programme Word, Outlook, OneNote, PowerPoint und Excel enthält.

Woher kommt es?
Hinter Slack steht die gleichnamige Firma Slack Technologies, die 2009 in Vancouver gegründet wurde, ihren Sitz aber heute in San Francisco hat. Das Unternehmen beschäftigt 2000 Mitarbeiter und ist seit 2019 an der New Yorker Börse gelistet.

Wozu ist es gut?
Ziel von Slack ist es, die Kommunikation einer Firma an einem einzigen Ort zusammenzuführen. Es ist für kleine Teams kostenlos, einfach einzurichten und kann sowohl als Webanwendung als auch als App genutzt werden. Arbeitsgruppen tauschen Informationen in eigenen, geschlossenen „Channels“ aus. Allgemeine und offene Kanäle sollen den Flurfunk ersetzen. Auch File-Sharing und geschützte Chats zwischen einzelnen Mitarbeitern sind möglich.

Wer benutzt es?
Alle, die sich mehr Transparenz in der internen Kommunikation wünschen. Unterhaltungen werden öffentlich, es gibt weniger Nebenabsprachen und unterschiedliche Informationsstände. Auch wer viel mit externen Mitarbeitern arbeitet, kann diese problemlos in einzelne Channels einbinden.

Was sind die Nachteile?
Im Kern ist Slack ein weiterer Kommunikationskanal – zusätzlich zu E-Mails, SMS, WhatsApp und Co. Manchem Mitarbeiter wird das zu viel. Auch können Workspace-Inhaber unter bestimmten Umständen und nur, sofern es mit geltendem Recht vereinbar ist, private Nachrichten mitlesen.

Was gibt es noch?
Immer mehr Firmen nutzen Microsoft Teams, das mittlerweile in 25 Sprachen verfügbar ist und die gleichen Funktionen bietet wie Slack – außerdem aber auch noch andere Microsoft-Produkte integriert. Ein weiteres Tool ist Yondo, das auch einen eingebauten Kalender besitzt und Screen-Sharing sowie eine Aufnahme-Funktion anbietet.

Woher kommt es?
Das Start-up The Next We wurde von Insa Klasing, ihrem Bruder Klaas und der Psychologin Anke Kaupp gegründet. Klasing selbst war früher bei Bain & Company und Deutschland-Chefin von Kentucky Fried Chicken.

Wozu ist es gut?
Ziel der Coaching-App ist es, Mitarbeiter in beruflichen Weiterentwicklungsphasen zu unterstützen. Vor dem Start des Programms wird dafür ein Ziel definiert. Danach betreut einer von mehr als 70 Coaches den Mitarbeiter zwölf Wochen lang per App.

Gemeinsam werden durch gezielte Fragen innere Blockaden und Treiber herausgearbeitet. „Haltungs-Arbeit“ nennt Klasing das. Im Anschluss hilft der Coach dabei, konkrete Zwischenziele zu formulieren.

Wer benutzt es?
Unternehmen, die ihre Mitarbeiter auf neue Aufgaben vorbereiten oder ihnen helfen wollen, sich selbst besser zu managen. Klasing erinnert sich an viele durchgearbeitete Nächte in ihrer Zeit als Unternehmensberaterin: „Ich hatte damals praktisch kein Privatleben“, sagt sie. Ihre App kann jungen Beratern heute helfen, die eigenen Grenzen und Potenziale besser zu identifizieren und durchzusetzen. Auch beim Aneignen von Soft Skills wie Teamführung und Projektmanagement können die Coaches unterstützen.

Für die Themen Transformation und agiles Arbeiten bietet The Next We Übungen für Gruppen ab 50 Personen an. Das Programm wird individuell auf die jeweilige Firma zugeschnitten.

Was sind die Nachteile?
Coach und Coachee sehen sich während der zwölf Wochen nie persönlich. Das mutet erst einmal befremdlich an, schafft aber einen neutralen, weil scheinbar anonymen Raum, in dem Probleme leichter offen angesprochen werden können.

Was gibt es noch?
Eine Alternative ist beispielsweise Coach-Hub von den Berliner Seriengründern Yannis und Matti Niebelschütz (darunter MyParfüm). Auch CoachHub sucht über einen Algorithmus passende Coaches für Führungskräfte und Mitarbeiter, dient darüber hinaus jedoch auch als Service-Plattform und Marktplatz für Top-Coaches. Die Firma hat in den vergangenen Monaten bereits etwa 20 Millionen Euro Investorengelder eingesammelt und beschäftigt zurzeit rund 80 Mitarbeiter.

Woher kommt es?
GitLab ist der Prototyp für eine remote und asynchrone Firma: Es gibt kein Hauptquartier, nur einen Briefkastenfirmensitz, auch kein Lager und keine Büros. Dafür fast 1200 Angestellte, die über die ganze Welt verstreut sitzen und arbeiten.

Wozu ist es gut?
Geschäftsidee ist eine Open-Source-Management-Software, die ursprünglich für die Vernetzung von Programmierern und Entwicklern gedacht war. Heute nutzen sie auch andere Teams und profitieren davon, indem sie Video-Konferenzen automatisiert in Google Drive hochladen, damit sie jederzeit und von überall eingesehen werden können. Die Kernergebnisse werden parallel zum Nachlesen in Google Docs zusammengefasst. Ziel ist ein möglichst transparenter Wissensfluss.

Wer benutzt es?
Alle, die remote und über mehrere Zeitzonen versetzt arbeiten wollen.

Was sind die Nachteile?
Die Zeitverzögerung kann Prozesse verlangsamen – was aber durchaus auch positiv sein kann, wie Marcel van Remmerden, Designer bei Gitlab argumentiert: „Die Kommunikation wird intensiver. Man diskutiert erst, wenn man einen Schritt zurückgetreten ist und antwortet durchdachter.“

Woher kommt es?
Das Start-up Klaxoon kommt aus Cesson-Sevigne, einer kleinen Gemeinde in der Nähe von Rennes. Neben der Niederlassung in der französischen Provinz gibt es inzwischen Büros in Lyon, Paris, Boston und New York. Klaxoon hat bereits mehrere Innovationspreise gewonnen und arbeitet mittlerweile mit Dropbox und Microsoft zusammen.

Wozu ist es gut?
Klaxoon ist eine digitale Meeting- und Brainstorming-App. Ideen können hier in allen erdenklichen Formaten geteilt werden – vollkommen unabhängig davon, ob es sich dabei um Skizzen, Wordclouds oder Umfragen handelt. Auffallend ist der Gamification-Ansatz: Alles soll möglichst leicht und spielerisch handhabbar sein.

Wer benutzt es?
Das Tool hat seine Stärken bei virtuellen Meetings und Remote-Work. Mitarbeiter können ihre Ideen einbringen, selbst wenn sie nicht so gern vor anderen Leuten reden möchten. So geht keine Idee verloren, weil sie nicht ausgesprochen wurde.

Was gibt es noch?
Ein weiteres Tool zur Visualisierung von Ideen ist Microsoft Visio – ihm fehlt jedoch der spielerische Ansatz, und es ist wesentlich limitierter.

Woher kommt es?
Das Berliner Start-up Tandemploy wurde 2014 von Jana Tepe und Anna Kaiser als Jobsharing-Plattform für Vollzeitstellen gegründet. Die ursprüngliche Software brachte Arbeitgeber mit zwei Arbeitnehmern zusammen, die sich eine Stelle teilen wollten.

Wozu ist es gut?
Weil Tepe und Kaiser von Kunden immer wieder gefragt wurden, ob sie nicht auch ein Tool für die interne Vernetzung anbieten könnten, gibt es inzwischen Tandemploy SaaS, eine überarbeitete Software, die einzelne Mitarbeiter mit internen Vakanzen oder Projekten matcht. Interessierte Mitarbeiter hinterlegen dafür auf Tandemploy SaaS, worin sie sich gern ausprobieren oder wohin weiterentwickeln würden. Die Software identifiziert dann entsprechende Abteilungen, in denen sie hospitieren und ihren Horizont erweitern können.

Wer benutzt es?
Unternehmen, die Silos öffnen und einen Kulturwandel voranbringen möchten. „Unsere Software hilft mithilfe von flexiblen Arbeitsformen, Kollaborationen und Wissenstransfers Potenziale freizusetzen“, sagt Jana Tepe. Nebeneffekt: Die Personalabteilung wird entlastet.

Was sind die Nachteile?
Tandemploy SaaS ist erst für Unternehmen ab einer Größe von 500 bis 1000 Mitarbeitern sinnvoll. Die erhobenen Daten können für Firmen sehr wertvoll sein, denn sie sagen viel über den einzelnen Mitarbeiter aus.

Der Weg zur sogenannten People Analytics, der datengetriebenen Analyse der eigenen Mitarbeiter, ist jedoch nicht weit. Ein sensibles Thema – das ist den beiden Gründerinnen bewusst.

Woher kommt es?
Erstmals vorgestellt wurde der Test 2001 in einem Buch des amerikanischen Psychologen Donald O. Clifton. Inzwischen wurde er in mehr als 25 Sprachen übersetzt und wird als Onlineversion über das Meinungsforschungsinstitut Gallup vertrieben.

Wozu ist es gut?
Der Strengths Finder ermittelt Stärken und Schwächen von Mitarbeitern. Die Hypothese dahinter: Wer sich selbst besser einschätzt und einbringen kann, ist glücklicher und zufriedener im Job.

Wer benutzt es?
Firmen, in denen Mitarbeiter mit sehr unterschiedlichem Naturell zusammenarbeiten. „Zuerst hat der Strengths Finder etwas von Horoskope-Lesen“, sagt Daniel Bolwin von Blackboat. „Aber er hält einem den Spiegel vor und hilft, sich und andere besser zu verstehen und Rücksicht auf die Eigenarten der Kollegen zu nehmen.“ Blackboat wiederholt den Test intern alle drei Monate: „Das Verständnis füreinander ist dadurch gestiegen.“

Was sind die Nachteile?
In der Vollversion kostet der Strengths Finder 54 Euro. Test und Ergebnis sind zudem durchweg positiv formuliert, haben also eine eher schmeichelnde und bestätigende Wirkung. Klares Feedback sieht anders aus.

Was gibt es noch?
Es gibt kostenlose, deutschsprachige Alternativen, beispielsweise den VIA Character Strengths Survey vom VIA Institute on Character in Cincinnati. //

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