Alles mit allen verbinden

/ Aus der Sicht eines Dokuments ist die Welt ein Kosmos mit unzähligen Paralleluniversen. Um von einem ins andere zu gelangen, muss es mehrfach seine Daseinsform ändern, sich immer wieder materialisieren und digitalisieren. Geht dabei etwas schief, muss es gesucht werden oder bleibt für immer verschollen. Das Dokument selbst weiß von all dem natürlich nichts – doch die Menschen, die mit ihm arbeiten, treibt das in den Wahnsinn. Und stiehlt ihnen Zeit: In einer Studie von Statista gaben in Österreich und Deutschland befragte Angestellte an, bis zu zwei Stunden pro Tag Dokumente zu suchen oder richtig zu archivieren.

„In vielen kommunalen Verwaltungen ist die Kontrolle der komplexen Fachverfahren und unterschiedlichen Softwarelösungen kaum noch beherrschbar“, sagt Rainer Hehmann, 52. Die einzig übergreifende und systemverbindende Lösung bestehe dann in einem Dokumentenmanagement – und genau darauf ist d.velop spezialisiert. Hehmann ist Diplompsychologe, Vorstand und Co-CEO von d.velop, das sich auf die sichere Verwaltung und die Organisation von Dokumenten und Daten sowie den Austausch und die Automatisierung von inhaltsbezogenen Prozessen fokussiert. Dabei ist das Unternehmen über die Privatwirtschaft hinaus in besonders sensiblen Umfeldern wie Banken, Krankenkassen und Körperschaften des öffentlichen Rechts aktiv.

In einer typischen deutschen Kommune, weiß Hehmann, existieren mehr als 200 Paralleluniversen – so vielen verschiedenen Softwaresystemen sind die Beschäftigten dort im Schnitt ausgesetzt. „Da arbeitet selbst die Friedhofsgärtnerverwaltung mit anderen Programmen als die Friedhofsstellplatzverwaltung“, sagt Hehmann. Das sei die Folge einer zu gut gemeinten Förderung der Digitalisierung: „Über die Jahre führte die Kombination aus individueller Software, einer notwendigen Anbieter-Zertifizierung für Fachverfahren sowie eine umfangreiche staatliche Fördermittelvergabe zu immer mehr Nischensystemen – nur einen Plan für das Gesamtbild gab es nicht.“

Den bietet d.velop seinen Kunden. In mehr als drei Jahrzehnten wuchs das familiengeführte Unternehmen in der Provinz des Münsterlandes damit zu einem national wie international erfolgreichen Marktführer für Lösungen im Dokumenten-Management. d.velop hilft mehr als 300 Kommunen in Deutschland, Dokumente sicher durch die zahllosen Systeme zu manövrieren und auffindbar zu machen, genau wie mehr als 100 Universitäten und Fachhochschulen. Zudem werden 400 Finanzinstitute und Behörden versorgt, zum Beispiel die Bankenaufsicht Bafin, wo 2800 Mitarbeiter mit Software von d.velop Tausende Protokolle von Prüfungsprozessen revisionssicher ablegen, die nach Ende der Aufbewahrungsfristen automatisiert gelöscht werden.

Über d.velop laufen auch die Verwaltung und Zustellung der Lohnabrechnungen von 17 000 Mitarbeitern der Bundesagentur für Arbeit (BA), der Rechnungseingang Tausender Freiberufler sowie der Datenaustausch zwischen der Krankenkasse DAK und ihren Millionen Versicherten. Die Firma sorgt außerdem dafür, dass der Maschinenbauer Herrenknecht bei den bis zu 5000 Dokumenten in den „Maschinenakten“ für jeden der dort produzierten Bohrköpfe nicht den Überblick verliert. Was bei d.velop getan wird, ist also hochkomplex, wird aber von Rainer Hehmann sehr einfach zusammengefasst: „Alles mit allen verbinden.“