Ausgabe 11/2015 - Schwerpunkt Ökonomischer Unsinn

Tabellenkalkulation mit Excel

Schön gerechnet

• Kaum ein Unternehmen, eine Behörde oder ein Wissenschaftler kommt heute ohne Excel aus. Geschätzte 750 Millionen Menschen weltweit nutzen die Tabellenkalkulations-Software. Das Problem dabei: Rund 94 Prozent aller Excel-Arbeitsblätter enthalten Fehler, wie der Ökonom Raymond Panko von der Universität Hawaii ermittelt hat.

In dem Maße, in dem Menschen immer mehr am feinsäuberlich in Spalten und Reihen sortierten Zahlenwerk hängen und Entscheidungen aus den Ergebnissen der Berechnungen ableiten, häufen sich die Irrtümer und Betrügereien, die Schäden in Milliardenhöhe anrichten. Die Londoner Finanzberatung F1F9 veröffentlichte 2013 ein Kompendium der zwölf schlimmsten Fehler der vergangenen 25 Jahre.

Auf Platz eins landeten die Harvard-Ökonomen Carmen Reinhart und Kenneth Rogoff, die in einer Tabelle fünf wichtige Länder vergessen hatten und so die weltweite Austeritäts-Bewegung von Washington bis Berlin mit Munition versorgten (siehe S. 54, „Der Fall RR“). Wie hoch der wirtschaftliche Schaden dieser einen verkorksten Formel ist? „Schwer abzuschätzen“, schrieb F1F9-Autor Robin Aitken und verwies seinerzeit auf Großbritanniens Sparmaßnahmen in Höhe von zehn Milliarden Pfund. Geld, das sonst in Konjunkturmaßnahmen oder Sozialprogramme geflossen wäre.

Auf der schmachvollen Hitparade stehen andere Organisationen, von denen man Expertise und mathematisches Grundwissen erwartet: die Universität Oxford, der britische Geheimdienst MI5, die Organisatoren der Olympischen Sommerspiele in London, die US-Notenbank und große Unternehmen wie JP Morgan Chase sowie Fidelity Investments, die bei der Ertragsrechnung für ihren Magellan Fonds ein Minus-Zeichen vergaß und sich so um 2,6 Milliarden Dollar nach oben verrechnet hatte. Insgesamt, schätzen Experten, weisen die Hälfte aller Berechnungen, mit denen große Unternehmen ihrem Tagesgeschäft nachgehen, Mängel auf.

Panko verwundert das nicht. Fehlerhafte Tabellenkalkulation, rechnet er seit Jahren immer wieder vor, ist zutiefst menschlich und speist sich aus drei grundsätzlichen Fehlerquellen. Erstens kommen Irrtümer selten in nur einer einzelnen Zelle vor, sondern addieren sich auf. In umfangreichen Tabellen findet sich immer mindestens ein dicker Patzer, der das Endergebnis nachhaltig verfälscht. Zweitens sind diese Fehler nur schwer zu finden und zu korrigieren. Und drittens haben Programmierer und Unternehmen blindes, fast arrogantes Vertrauen in ihre Machwerke.

Den Grund dafür macht Panko in Schwächen der menschlichen Wahrnehmung aus, von der nicht nur Tabellen betroffen sind: „Wir sind uns nur sehr weniger eigener Fehler bewusst. Wir sind stolz auf die, die wir finden, aber haben keine Ahnung, wie viele wir übersehen und nicht korrigieren.“ Der Irrglaube an die eigene Unfehlbarkeit hat ernste Folgen, wenn obendrein andere mit Tabellen arbeiten und ihre Daten in Zellen eintragen, die falsche Formeln enthalten – und dann wieder andere aufgrund dieser Daten Entscheidungen treffen, die angeblich „faktenbasiert“ sind.

Raymond Panko klassifiziert die üblichen Irrtümer in drei Kategorien: logische Fehler, also mathematische Irrtümer oder Fehler aus mangelndem Fachwissen; zweitens Flüchtigkeitsfehler beim Tippen etwa oder falsch miteinander verknüpfte Zellen in einer Tabelle; und drittens Unterlassungsfehler, bei denen man einfach wichtige Daten vergisst oder absichtlich weglässt. Letztere sind besonders gravierend, weil sie am seltensten entdeckt werden.

Der Ökonom vergleicht das Anlegen fehlerhafter Arbeitsblätter mit dem Programmieren von Software. Zwar finden Menschen die meisten ihrer eigenen Fehler, wenn sie etwas berechnen oder eingeben, aber die Schnitzer ihrer Mitmenschen entgehen ihnen in den meisten Fällen. Deswegen durchkämmen speziell darauf angesetzte Kontrolleure die Ergebnisse normaler Programmierarbeit, aber selbst sie finden nur jeden vierten bis fünften Irrtum.

Bei den Excel-Arbeitsblättern hingegen finden solche Qualitätskontrollen kaum statt. Für den Umgang mit Tabellenkalkulationen gibt es auch nach 30 Jahren keine internationalen Standards wie etwa für die Buchhaltung. Um das Problem in den Griff zu bekommen, empfiehlt Panko deswegen Kontrollen wie bei Computercodes: gründliches Prüfen in kleinen Einheiten mit einem Team mehrerer Inspektoren, die sich gegenseitig auf die Finger schauen. „Wahrscheinlich wird das teuer und zeitraubend sein. Doch es nicht zu tun ist unprofessionell“, warnte der Wissenschaftler im Juli, als er seine jüngste Studie zum Thema auf einer Fachtagung in London präsentierte.

Im Publikum saß der irische Excel-Veteran Patrick O’Beirne. Er beschäftigt sich nicht nur hauptberuflich mit Risikomodellierung und dem richtigen Umgang mit Tabellenkalkulation, sondern ist auch der Vorsitzende des Gremiums, das die Tagung organisiert hatte. Seine Gruppe trägt den sperrigen Titel „European Spreadsheet Risks Interest Group“, kurz Eusprig, und hat sich dem Kampf gegen fehlerhafte Spreadsheets verschrieben. Seit 2000 veranstaltet O’Beirnes Gruppe eine jährliche Fachtagung zum Thema, um unter 40 bis 70 Teilnehmern für vorbildliche Praktiken im Umgang mit Excel zu werben. In einer eigenen Yahoo-Gruppe verfolgen knapp 900 Abonnenten neueste Entwicklungen und tragen zu einer beständig aktualisierten Onlinesammlung peinlicher Fälle bei.

Die Arbeit des Gremiums hat gemischte Ergebnisse. Einerseits schenken die großen Buchprüfungsfirmen inzwischen O’Beirne und Kollegen ihre Aufmerksamkeit. „Was wir als Best Practices vorschlagen, übernehmen sie in der Regel innerhalb eines Jahres in ihren Geschäftsbetrieb. Das ist relativ zügig, denn sie wissen um die Brisanz des Themas.“ Doch über Europa hinaus findet Eusprig kaum Beachtung. Zum einen glaubt man in den Boom-Wirtschaften Asiens, insbesondere in China, immer noch an die eigene Unfehlbarkeit. „In einer Wild-West-Kultur gibt man keine Fehler zu“, sagt O’Beirne. Und in den USA wird das Excel-Problem grundsätzlich anders gehandhabt, nämlich über den Anwalt. „Wenn Firmen dort ein Problem finden, verklagen sie einfach die Buchprüfer.“

Dennoch hegt der Ire berechtigte Hoffnungen, dass sich die Fehlerquellen namens menschlicher Irrtum, Betrug und Hochmut in Zukunft besser bekämpfen lassen. Das könnte die zunehmende Verlagerung der Tabellenkalkulation in die Cloud bewirken. Sobald eine Tabelle auf einem zentralen Server liegt statt in Dutzenden oder Hunderten Kopien auf individuelle Rechner heruntergeladen zu werden, kann jeder Beteiligte davon ausgehen, immer die aktuelle Fassung auf dem Schirm zu haben. Obendrein lässt sich in diesen Dateien detailliert verfolgen, wer wann welche Eingaben und Änderungen vorgenommen hat. Wenn man dann noch Regeln für das Editieren von Tabellen einrichtet, merzt die Cloud viele Fehler aus.

Genau diese Versionskontrolle und zentrale Aufsicht versprechen reine Online-Arbeitsblätter, die Firmen wie Google, Microsoft mit Office 365 oder gänzlich auf die Unternehmensplanung spezialisierte Firmen wie der kalifornische Cloud-Dienstleister Anaplan anbieten. „Online-Zusammenarbeit löst nicht alle Probleme, aber sie bietet einen großen Vorteil: Sie lässt nur noch eine Version der Wahrheit zu und vereinfacht das Data-Handling“, formuliert O’Beirne.

Schwieriger sieht es beim nächsten Problem aus, den Formeln, die sich hinter einzelnen Zellen verbergen. Um sie zu überprüfen, müsste der Einzelne erst einmal wissen, in welchen Spalten und Zeilen Berechnungen angestellt werden und auf welchen Teilen einer Tabelle oder anderer Dateien die Ergebnisse beruhen. Beim Modellieren von Daten, um offene Fragen wie Umsatzprognosen oder mögliche Prioritäten in der Etatplanung zu beantworten, kann neben den von Panko geforderten menschlichen Kontrolleuren auch die Cloud helfen. In diesem Fall wäre das intelligente Software, die die Spreadsheet-Software stets im Auge behält, während Menschen mit ihr hantieren.

Diese im Hintergrund ablaufende Automatisierung würde Tabellen wie ein Stück Software kontinuierlich und gründlich auf „Bugs“ in jeder Formel prüfen und Alarm schlagen, wenn sie logische und andere Fehler erkennt. Dazu müssten allerdings moderne Programmiersprachen wie Javascript eingesetzt werden, argumentiert der Eusprig-Vorsitzende, um das längst in die Jahre gekommene Visual Basic abzulösen, mit dem Excel heute noch Formeln berechnet. „Es ist simpel, aber das ist auch das Problem bei Visual Basic. Zeitgemäße Programmier-Erfahrung in der Cloud ist eine Generationenfrage“, sagt O’Beirne. „Wer das jetzt im College lernt, wird es später verwenden, wenn er Tabellen anlegt.“ ---

Mehr aus diesem Heft

Ökonomischer Unsinn 

„Vielen ist bewusst, dass sie Teil eines lächerlichen Spiels sind“

Zwei Manager ertragen den alltäglichen Konzernirrsinn nicht mehr und steigen aus. Sie interviewen Dutzende Führungskräfte über Leben und Leiden in großen Organisationen. Daraus entsteht das Buch „Mad Business“.

Lesen

Ökonomischer Unsinn 

Der schöne Schein

Will ein Finanzverwalter Kunden locken, muss er seriös, erfolgreich und rentabel erscheinen. Das glaubten viele Kunden der Schweizer Helvetia Wealth. Die Geschichte einer Verführung.

Lesen

Idea
Read