Ausgabe 12/2011 - Schwerpunkt Warenwelt

Im Takt des Kalenders

- Einmal pro Woche hat Dorothee Ritz den wichtigsten beruflichen Termin. Bei diesem Meeting müssen alle dabei sein, möglichst persönlich, nicht virtuell. Denn hier wird das eine Thema besprochen, bei dem nichts schiefgehen darf; um das herum alle anderen Aktivitäten geplant und permanent angepasst werden. Zusammen mit ihrem Team und ihrer Assistentin, Christiane Drews, sitzt Ritz in einem Konferenzraum der Zentrale des US-Software-Konzerns Microsoft in Unterschleißheim bei München; alle schauen auf den riesigen Bildschirm an der Wand. Von dort leuchtet jenes Dokument, das alle in Atem hält: Es ist Dorothee Ritz' Kalender.

Die Mitglieder des Teams runzeln die Stirn, machen Vorschläge zu den grünen, orangefarbenen, blauen, violetten und gelben Rechtecken, die in schönster Geometrie aneinandergrenzen. Jedes steht für einen Termin, und wo sie sich überlappen, da muss sich Christiane Drews etwas einfallen lassen. Sie sprechen über Flüge und Hotels, Gruppen-Meetings, Einzelgespräche, Telefonkonferenzen. Sie überlegen, an welchen Abenden Ritz' Ehemann die Kinder betreuen kann und ob die Übergaben mit der Kinderfrau klappen werden. Es dauert eine Stunde, bevor Ritz zufrieden ist. Jetzt sind die kommenden Wochen geplant, nicht nur ihre, sondern auch die ihrer Mitarbeiter. "Hoch sticht Tief", sagt sie und meint: Wenn die Chefin einen Terminwunsch hat, wird der in der Regel erfüllt. Sie ist Mitglied der Geschäftsleitung der Deutsch-land-Zentrale von Microsoft.

Die Firma verkauft Computerprogramme, die Menschen den Büroalltag leichter machen sollen. Das Unternehmen hat erkannt, dass Arbeit heute immer mobiler wird, flexibler, projektbezogener, und hat seine Produkte entsprechend angepasst. Mit Microsoft-Software kann man jetzt schauen, welcher Kollege sich im Haus befindet, ob er gerade erreichbar oder beschäftigt ist; man kann einem Kollegen im "Chat" eine Textnachricht schicken oder ihn per Videotelefonie anrufen, wenn er nicht im Büro ist; man kann mehrere Kollegen zu einem "Call" einladen oder mit ihnen Dokumente "sharen", also gemeinsam anschauen. Das Software-Unternehmen möchte seinen Ruf als behäbiger Anbieter von Betriebssystemen loswerden und stattdessen ein kompetenter Manager dieser Arbeitswelt sein. Die eigenen Mitarbeiter müssen natürlich vorangehen, und darum nutzen alle fleißig solche Anwendungen, die im Firmenjargon "Tools" heißen. Und in der Mitte all dieses digitalen Werkelns, Teilens und Kommunizierens sitzt, wie eine Krake, die Terminplanung - weil es verdammt schwierig ist, Verabredungen zu treffen, wenn alle irgendwie ständig unterwegs sind und man sich kaum noch zufällig in der Teeküche trifft.

"Der Kalender ist der Dreh- und Angelpunkt, mit dem ich alle meine Aktivitäten plane", sagt Ritz. Sie sitzt inzwischen in ihrem Geländewagen auf dem Weg nach Pullach, hat sich heute Nachmittag ins "HomeOffice" verabschiedet. Weil da die Handwerker das Dach reparieren und sie mal nach dem Rechten sehen will. Das ist kein Problem, denn ihr Büro hat sie auf dem Laptop dabei. Nachher, am Esszimmertisch, wird sie noch ein paar Calls machen und dabei Präsentationen sharen, bevor die Kinder vom Musikunterricht kommen.

Bei ihrem Arbeitgeber zählt niemand die Stunden, die die Mitarbeiter im Büro verbringen. Es gibt zwar in jeder Abteilung ein paar Eckpunkte - bei Dorothee Ritz werden zum Beispiel alle internen Meetings montags und freitags abgehalten, der Rest der Woche dient für die Kundentermine. Aber sonst können die Kollegen arbeiten, wann und wo sie wollen - Hauptsache, sie erreichen ihre Ziele. "Vertrauensarbeitszeit" nennt sich das. Sehr verbreitet ist es hierzulande noch nicht, obwohl Ritz denkt, dass "kein Unternehmer mehr die alte Präsenzkultur verteidigt", in der als fleißig gilt, wer lange am Schreibtisch ausharrt.

Zu genau diesem Thema hat das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend zusammen mit der Fraun-hofer-Gesellschaft und neun deutschen Großunternehmen, unter anderen Allianz, BASF, Bayer und eben Microsoft, jüngst eine Initiative gestartet, um den Frauenanteil in Führungsetagen zu erhöhen. Erstes Ergebnis: Vor allem die Unternehmenskultur müsse sich ändern, sagen die Experten, weg von "Präsenz- beziehungsweise Erreichbarkeitserwartungen". Dagegen steht nicht nur die gängige Praxis, dagegen stehen oft auch Betriebsräte, die fürchten, dass es zu mehr Druck und Ungerechtigkeit führte, wenn Ergebnisse statt Zeit gemessen würden.

Wenn sie so etwas hört, wird Dorothee Ritz fuchsteufelswild. Die Ungerechtigkeit ende ja gerade durch diese neue Art der Arbeit: Also erst gemeinsam Ziele festsetzen, dann die Leute loslassen. "Die Idee ist nicht, dass alle mehr arbeiten", sagt Ritz. Sie selbst arbeitet gern mal sonntags und schickt dem Team E-Mails. Aber sie hat ihren Leuten verboten, am Wochenende darauf zu antworten.

Die Arbeitnehmervertretung steht bei Microsoft hinter dem flexiblen Arbeitsmodell. Vor allem, weil es für mehr Identifikation mit der Firma sorge, sagt Betriebsrat Andreas Pagel: "Das bringt auch mehr Spaß und Motivation: Ich arbeite nicht für Zeit allein, sondern mit am Erfolg der Firma." Er weiß, dass Gewerkschafter skeptisch sind, findet aber, dass "wir in einer vernetzten Umgebung leben. Realistisch gesehen, kommt man an dieser Art des Arbeitens nicht mehr vorbei." Die Gewerkschaften, findet er, sollten sich dafür einsetzen, dass die damit verbundenen Risiken abgearbeitet würden, durch bessere Aufklärung von Mitarbeitern und Managern, etwa über Burnout-Symptome.

Abschalten ist in der neuen Welt in der Tat schwierig. Die Technik ist inzwischen so weit, dass wir das Büro immer dabei haben können: Wer will, nutzt heute Smartphones, die E-Mails empfangen; hat flächendeckend breitbandiges, oft drahtloses Internet; setzt Software ein, die es ihm erlaubt, mit Kollegen zusammenzuarbeiten, ohne im selben Raum zu sein. Collaboration-Technologien nennen Experten das oder Unified Communication - nicht nur Microsoft verkauft so etwas, auch Konkurrenten wie Cisco, Plantronics, die Telekom oder smarte Newcomer wie die Berliner 6Wunderkinder. Diese technischen Möglichkeiten sind die notwendige Bedingung für den flexiblen Arbeitsstil, wie er nicht nur bei Microsoft gepflegt wird. Und dieser wiederum ist Voraussetzung für alle möglichen Neuerungen, die die Augen von Personalplanern glänzen lassen: Die junge Generation der sogenannten Digital Natives will mobil und digital vernetzt arbeiten, weil sie es nicht anders kennt? Kein Problem! Sie wollen nicht mehr alles für die Karriere aufgeben, sondern Job und Freizeit besser unter einen Hut bringen? Ist machbar! Auch Männer möchten Elternzeit machen und ihre Kinder öfter sehen? Aber sicher! Mehr Frauen sollen in Führungspositionen? Auch das wird einfacher!

Bei Microsoft Deutschland gibt es überdurchschnittlich viele junge Eltern - vor allem wegen des eher niedrigen Altersdurchschnitts von 39 Jahren. Zurzeit arbeiten etwa fünf Prozent der rund 2400 Angestellten in Teilzeit, etwa 200 Frauen und Männer haben sich komplett ins HomeOffice verabschiedet. Und die meisten Mütter beenden wegen der sehr flexiblen Arbeitszeiten schon nach sechs bis zwölf Monaten ihre Babypause. 2008 gingen 19 Männer in Elternzeit, 2009 waren es immerhin bereits 26. Jede vierte Neueinstellung ist eine Frau, und sechs der 13 Mitglieder des Top-Managements sind weiblich. Dieses Jahr wurde das Software-Unternehmen im bundesweiten Wettbewerb "Deutschlands Bester Arbeitgeber" erneut ausgezeichnet.

Weil hier alles so schön modern ist, schaltet sich auch die Personalchefin heute nur per Videokonferenz zu. Brigitte Hirl-Höfer sitzt in ihrem Wohnzimmer vor einer groß gemusterten Tapete, ihr Bild auf dem Laptop-Monitor ist scharf, der Ton perfekt. Weil man sich sieht, läuft das Gespräch besser als am Telefon, fast so gut wie persönlich. Hirl-Höfer erklärt, dass es bei ihrem Arbeitgeber sehr wohl eine Betriebsvereinbarung über die 40-Stunden-Woche gebe, de facto aber noch nie die Arbeitszeit gemessen wurde; dass flexibles und mobiles Arbeiten dank der Technologiesprünge erst in den vergangenen zwei bis drei Jahren wirklich komfortabel geworden sei; und dass ... - doch da verschwindet mitten im Satz ihr Bild auf dem Monitor, stattdessen nur noch Rauschen. Nervöses Lachen bei den Anwesenden im Büro, Vorführeffekt, das private WLAN-Netz ist wohl nicht in jedem Raum stark genug. Hirl-Höfer ruft auf dem Handy einer Kollegin an, das Gespräch geht ganz altmodisch am Telefon weiter.

Sie erklärt, dass es bei Microsoft klare Regeln gebe, damit die digitale Kommunikation nicht zum Ärgernis wird: E-Mails zum Beispiel müssten immer einen klaren Betreff haben, Massen-Mails an viele Empfänger seien verpönt. Außerdem ... - und jetzt ist auch die Handy-Leitung weg. Moderne Technik kann viel, aber perfekt ist sie nicht. Nach einer Weile ist die Personalchefin wieder in der Leitung: "Eine moderne Personalpolitik mit flexiblen Arbeitszeiten ist ein Wettbewerbsvorteil bei der Suche nach den besten Talenten", sagt sie noch. Flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzmodelle hätten bei Microsoft Deutschland für eine deutlich höhere Mitarbeiterzufriedenheit gesorgt, "sie helfen bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf und kommen den Wünschen der Generation Y entgegen". Dann ist die Zeit für den Call abgelaufen. Exakt 15 Minuten waren eingetaktet - auch Brigitte Hirl-Höfer hat einen straff geführten Kalender. Da ist wenig Spielraum für Pannen. Trotzdem: Verglichen mit klassischen, also oft schlecht organisierten, spät beginnenden und lange dauernden Meetings, war das eine durchaus effizient genutzte Viertelstunde.

Klar gehe mal technisch etwas schief, sagt Dorothee Ritz im Heimbüro, aber doch eher selten, und insgesamt sei die Produktivität der Mitarbeiter durch digitale Zusammenarbeit deutlich gestiegen. Bei einer Studie des Marktforschungsunternehmens Forrester Research kam heraus, dass jeder Mitarbeiter bei Microsoft durch Unified Communications pro Tag 28 Minuten einspart. Weltweit wurden durch den verstärkten Einsatz von Videokonferenzen 45 600 Dienstreisen vermieden. Die dadurch gewonnene Arbeitszeit entspricht - ganz abgesehen von den nicht anfallenden Reisekosten - einem Gegenwert von 17 Millionen Dollar, hat Forrester ausgerechnet.

Natürlich, das weiß auch Dorothee Ritz, kann nicht jeder so arbeiten. Verkäufer oder Fabrikarbeiter, Fluglotsen oder Ärzte sollten besser an ihrem Arbeitsplatz als im Café sein. Relevant ist die bei Microsoft praktizierte Art des Arbeitens aber für all jene, die US-Forscher Richard Florida die "Kreative Klasse" nennt. Also Wissensarbeiter, die sich mit Erfinden und Planen, Organisieren und Beraten, Führen und Lernen beschäftigen, kurz: die in erster Linie mit Kopf und Computer arbeiten. Das sind nach Schätzung der Unternehmensberatung McKinsey heute bereits 35 bis 45 Prozent aller Jobs in Deutschland, Tendenz steigend.

Ein Produktivitätsschub entstehe für diese Menschen vor allem durch die effiziente Gestaltung komplexer Arbeitsvorgänge, verkündet der Software-Riese in einem Strategiepapier. Collaboration-Technologien - wenn sie denn funktionieren - hielten dabei Teams zusammen. Der Stand der jeweiligen Arbeit stünde auf Knopfdruck allen Teammitgliedern überall zur Verfügung. Microsoft zirkuliert begeistert eine Studie der Zeitschrift "Economist", die belegt, dass Unternehmen mit flexiblen Arbeitsformen und Kollaborationstechniken bis zu dreimal profitabler sind als Wettbewerber ohne.

Andere sind skeptischer. Der amerikanische Autor und Blogger Merlin Mann gilt als einer der weltweit profiliertesten Produktivitätsexperten, ist von Technik begeistert und hält Vorträge bei Google. Dennoch steht er all der digitalen Überorganisation ambivalent gegenüber. Der moderne Mensch und seine Büro-Software, so Mann, sei wie der Mitarbeiter eines Sandwich-Ladens, der lauter Bestellungen entgegennehme, diese auf Zettel schreibe und die Zettel dann in stets neuer Reihenfolge sortiere, immer wieder überlege, wie man all diese Aufträge am effektivsten abarbeiten könne - aber vor lauter Sortieren und Planen nie dazu komme, die Brote zu belegen. Das Übermaß an To-do-Listen, Kommunikationskanälen und Terminoptimierung hält uns davon ab, Dinge zu tun, so seine These. "Don't just take orders, make sandwiches", lautet Manns dringender Ratschlag.

Dorothee Ritz ist inzwischen zu Hause angekommen. Hat ihren Laptop auf dem Esszimmertisch platziert, ein Headset aufgesetzt und geht mit Kollegen noch einmal Präsentationen durch. Und immer wieder: den Kalender. "Man muss klar kommunizieren, wann man wo ist. Wann man erreichbar ist und wann nicht", sagt sie in einer Telefonpause. Bei ihr sieht das so aus: Sie verlässt in der Regel um 18 Uhr das Büro, eine Stunde lang können Mitarbeiter sie dann im Auto anrufen. Sie kommt um 19 Uhr zu Hause an. Beantwortet dann bis halb neun weder Telefonate noch E-Mails, weil sie jetzt Zeit für Sohn Friedrich, 3, und Tochter Helena, 4, haben will. "Von den Kindern kann man lernen, sich auf eine Sache zu konzentrieren", sagt sie: "Wenn die beiden reinkommen, ist mein Laptop zu. Die merken, wenn ich mit den Gedanken woanders bin." Ab halb neun, die Kleinen sind im Bett, arbeitet sie oft wieder. "Wenn bei einem nächtlichen Videocall mit dem Ausland plötzlich ein Kind im Pyjama hinter mir im Bild auftaucht, lachen alle." Dann entschuldigt sie sich für zehn Minuten und bringt den Störenfried ins Bett.

Natürlich dürfe ein Mitglied der Geschäftsleitung nicht jedes zweite Telefonat vom Spielplatz aus führen. "Aber wenn man ein Vertrauensverhältnis mit Kollegen und Kunden hat, ist es gar kein Problem, auch mal zu sagen: Ich kann morgen früh nicht, da bringe ich die Kinder weg." Ihr wichtigster Tipp, um mobiles Arbeiten hinzubekommen, dreht sich wieder um die Terminplanung: Sie habe gelernt, dass auch private Verabredungen in den Kalender gehörten und für ihr Team zumindest sichtbar sein müsse, dass sie dann nicht verfügbar sei. Und: "Ich habe gelernt, dass nur eine Person den Kalender führen darf, sonst gibt es Chaos."

Im Fall von Dorothee Ritz ist das ihre Assistentin Christiane Drews. Ein perfider Verdacht keimt auf: Könnte die Flexibilität und Mobilität der Chefin erkauft sein mit der umso größeren Unfreiheit der Zuarbeitenden? Anders gesagt: Muss nicht, damit bei Ritz unterwegs und zu Hause alles perfekt läuft, die Assistentin den ganzen Tag im Büro sitzen und alles steuern? Christiane Drews beantwortet die Frage mit einem milden Lächeln. Ständig im HomeOffice zu sein, dazu habe sie eh keine Lust, sagt sie. "Aber wenn Dorothee in der Zentrale in Redmond ist, macht es keinen Unterschied, ob ich im Büro oder zu Hause bin, da unsere Tools es mir erlauben, von überall zu arbeiten."

Tatsächlich - und das ist für Experten der kritische Punkt, damit die neue Arbeitswelt von allen akzeptiert wird - gilt das flexible Arbeiten nicht nur für eine kleine Elite, sondern für jeden. Christiane Drews hat früher für die Commerzbank gearbeitet, findet im Vergleich dazu den aktuellen Arbeitgeber "entspannt, offen, mit kurzen Wegen". Sie lächelt weiter, doch ihre Augen gleiten am Fragesteller vorbei, hinter dem ihre Chefin aufgetaucht ist. Dorothee Ritz sagt, sie habe da noch eine Bitte. Nur kurz. Es gehe da um diese eine Sache in ihrem Kalender ... -

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