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Was sind eigentlich - BETRIEBSPRÜFUNGEN?

Eine Betriebsprüfung endet schon mal wie ein Türkei-Urlaub: im Basar. Jedenfalls ist es das, was viele Beteiligte assoziieren, wenn man sie nach der Schlussbesprechung einer Betriebsprüfung fragt. " Wenn man sich nicht einigen kann, kommt man dem Steuerpflichtigen entgegen, er kommt einem entgegen, und am Ende trifft man sich in der Mitte", beschreibt ein ehemaliger Betriebsprüfer, der namentlich nicht genannt werden möchte, das Verhandlungsprozedere am Ende einer Prüfung. Das Steuerrecht ist komplex und der Verhandlungsspielraum daher groß. Dennoch: Betriebsprüfungen bereiten Selbstständigen und Unternehmensinhabern selten so viel Freude wie ein Urlaub in der Sonne.

Jammern aber nützt nichts, irgendwann kommt er, der Betriebsprüfer, ganz gleich, wie redlich ein Unternehmer Buch führt.

Jährlich prüfen die Finanzämter sieben Millionen Betriebe, um "die Gleichmäßigkeit der Besteuerung" zu sichern, wie es in der Betriebsprüfungsordnung heißt. Dazu sollen " steuerlich bedeutsame Sachverhalte" vor Ort ermittelt werden. Mehreinnahmen zu erzielen ist demnach nicht Zweck der Betriebsprüfung. Dennoch ist es in den meisten Fällen genau das, was dabei herauskommt. Die gut 10 600 Prüfer, die im vergangenen Jahr ausschwirrten, brachten zusätzliche 14 Milliarden Euro Steuern in die Staatskasse.

Einen Teil der Betriebe, die geprüft werden, ermittelt die Finanzverwaltung per Zufallsauswahl. Außerdem spielen Branche und Betriebsgröße bei der Auswahl eine Rolle. Großbetriebe sind öfter dran als kleinere; im Schnitt alle 4,4, Mittelbetriebe alle 13,1 Jahre. Wann ein Betrieb Großbetrieb ist, hängt von der Art der Firma ab. Fertigungsbetriebe etwa behandelt die Finanzverwaltung ab einem jährlichen Umsatzerlös von 3,5 Millionen Euro als groß.

Richtig sei aber auch, dass Unternehmen mit auffälligen Unterlagen bevorzugt auf dem Geschäftsplan landen, sagt Martin Henn, Sachbearbeiter im Betriebsprüfungsreferat der Oberfinanzdirektion Rheinland. Wenn zum Beispiel das Verhältnis von Wareneinsatz und Umsatz nicht stimmt, zieht das die Aufmerksamkeit der Beamten auf sich. Aktuell arbeitet die Finanzverwaltung allerdings an intelligenteren Auswahlverfahren mit mehr Filterfunktionen.

Prüfbar sind alle Firmen, vom Einmannunternehmen bis zum Konzern. Genau steht es in der Abgabenordnung, Paragraf 193, Absatz 1 und 2: Bei Steuerpflichtigen, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten oder die freiberuflich tätig sind, und bei Steuerpflichtigen, die verpflichtet sind, für die Rechnung eines anderen Steuern zu entrichten oder Steuern einzubehalten und abzuführen, sind Außenprüfungen zulässig.

So weit - so gut. Aber wo finden die Prüfer 14 Milliarden Euro zusätzliche Steuer? Sie durchstöbern Finanz-, Lohn- und Anlagenbuchhaltung, verfolgen Wareneingang und -ausgang auf dem Papier, kontrollieren Kosten- und Leistungsrechnungen. Bestimmte Posten betrachten sie besonders gem. Reise- und Bewirtungskosten etwa. Aber auch Ausgaben für Firmenwagen oder Abschreibungen. Verträge mit Angehörigen nehmen sie ebenfalls genau unter die Lupe.

Der Betriebsprüfer kommt jedoch nicht überraschend, er kündigt sich mindestens zwei Wochen vorher an. Alles beginnt mit einer Prüfungsanordnung vom Finanzamt, die mit der Post kommt. In der Anordnung wird angekündigt, was geprüft werden soll - etwa Gewerbe- oder Körperschaftsteuer - und wann. Fehlen diese Angaben, kann der Betroffene Einspruch einlegen. Ebenso, wenn das Schreiben formal unvollständig ist. Verschieben lässt sich der Prüfungstermin indes nur, wenn ein triftiger Grund wie Krankheit vorliegt.

Die zweiwöchige Frist, die zwischen Anordnung und Prüfung liegen muss, sollte der Steuerpflichtige nutzen, um die Unterlagen zusammenzustellen, sagt Thomas Beckmann, Steuerberater in der Kanzlei Verhülsdonk & Partner in Berlin. "Dabei sollte man auf die Vollständigkeit der Angaben achten, zum Beispiel bei Bewirtungsbelegen." Die Frist dient auch einem anderen Zweck: Wer tatsächlich Steuern verkürzt hat, kann sich in dieser Zeit selbst anzeigen und die Steuer auf diese Weise straffrei nachzahlen.

Geprüft wird in solchen Fällen aber trotzdem: Am Prüfungstermin steht der Prüfer vor der Tür. Vorgesehen ist, dass er in den Geschäftsräumen prüft. In der Praxis gehen aber viele Beamte direkt zum Steuerberater, sagt der ehemalige Betriebsprüfer. Unabhängig vom Ort ist es Pflicht des Unternehmers, Auskunft zu erteilen und die "steuerlich relevanten" Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Das gilt auch dann, wenn er eine Auskunftsperson wie etwa seinen Steuerberater benennt. Als steuerlich relevant bezeichnet die Abgabenordnung in Paragraf 147, Absatz 1, Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz "sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen", Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, Zollanmeldungen und "sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind".

Was relevant ist und was nicht, ist alles andere als klar. Aber die Heterogenität der Unternehmen lasse eine eindeutige Definition nicht zu, sagt Sachbearbeiter Henn. "Der Prüfer muss die Abläufe im Unternehmen betrachten, um Unterlagen als relevant oder nicht einordnen zu können." Dabei hilft ihm, dass er auch Angestellte befragen kann, die nicht Auskunftspersonen sind. Deshalb rät Steuerberater Beckmann, alle Mitarbeiter über die Prüfung zu informieren. Außerdem sollte der Steuerpflichtige einen Raum einrichten, in dem der Prüfer ungestört arbeiten könne. Der kontrolliert zunächst, ob die Buchhaltung die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einhält. Das heißt: Sie muss so erstellt sein, dass sie ein Dritter nachvollziehen kann. An dieser Stelle kann die Prüfung schon zu Ende sein, nämlich dann, wenn die Buchhaltung größere Mängel aufweist. Dann kann der Prüfer die Buchhaltung verwerfen und die Gewinne schätzen. "Das kann teuer werden", sagt Steuerzahler-Vertreter Liebern.

Ist die Buchhaltung in Ordnung, beginnt der Prüfer damit, einzelne Geschäftsvorfälle zu sichten. So weit - so klar. Und für Kleinstunternehmer wie Imbissbudenbesitzer, die nicht mit dem PC arbeiten oder lediglich Briefe mit dem Computer schreiben, bleibt es so. Für alle anderen ist die Prüfung wegen der "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" wesentlich gründlicher, denn nach den Grundsätzen, kurz GDPdU, hat die Finanzverwaltung das Recht, steuerlich relevante Unterlagen im IT-System der Unternehmen zu prüfen.

Folgenreich sind die GDPdU deshalb, weil der Betriebsprüfer damit über die Daten in maschinell auswertbarer Form verfügt; er sich also nicht mehr durch Papierberge arbeiten muss. Stattdessen hüpft eine Prüf-Software über die Zahlenreihen und findet in Sekunden Unregelmäßigkeiten. Etwa mithilfe des Chi-Quadrat-Tests: Das Programm checkt beispielsweise die Endziffern von Fahrtkilometern. Die Zahlen müssen nach mathematischen Regeln gleich oft vorkommen - Abweichungen deuten auf Manipulation hin. "Die GDPdU räumen den Behörden neue Möglichkeiten ein, was dazu führt, dass das meiste nun viel schneller geht", sagt Steuerberater Beckmann.

Betriebsprüfer dürfen verwerten, was sie finden - auch aus Zufall Für den Steuerpflichtigen bleiben die GDPdU nicht ohne Wirkung: Er muss die steuerrelevanten Daten in "maschinell auswertbarer Form" bereithalten, teilweise zehn Jahre lang. Darunter versteht die Finanzverwaltung den "wahlfreien Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen mit Sortier- und Filterfunktionen". Das bezieht sich auf alle Daten, die einmal beim Steuerpflichtigen maschinell verwertbar gespeichert waren - also auch auf E-Mails mit Excel-Datei im Anhang.

Grundsätzlich hat ein Betriebsprüfer drei Möglichkeiten des Zugriffs. Er kann erstens über die Hard- und Software des Unternehmens auf die Daten zugreifen. Der Steuerpflichtige muss dem Prüfer einen PC und eine Zugangsberechtigung zur Verfügung stellen. Wichtig sei, dass der Unternehmer die Zugangsberechtigung so einrichtet, dass der Prüfer nur an steuerlich relevante Daten gelange und nicht zusätzlich alle E-Mails des Geschäftsführers lesen könne, sagt Beckmann. Es ist Aufgabe des Steuerpflichtigen, diese Daten abzugrenzen. Und das sollte er auch tun, im eigenen Interesse: Was dem Beamten zufällig in die Hände fällt, darf er verwerten.

Zweitens kann der Prüfer verlangen, dass ein Mitarbeiter des Unternehmens die Daten nach seinen Vorgaben auswertet. Und drittens kann er die Daten in maschinell auswertbarer Form auf einem elektronischen Datenträger anfordern.

Die GDPdU sind seit 2002 in Kraft. Bis vor kurzem seien die Finanzbehörden den Unternehmen mit Großmut entgegengekommen, wenn die Unterlagen nicht GDPdU-konform waren, sagt Henn von der Oberfinanzdirektion Rheinland. "Alle Beteiligten mussten sich an die neuen Bedingungen gewöhnen." Aber wer die Anforderungen heute nach wie vor nicht erfülle, müsse mit einem Vermerk im Prüfungsbericht rechnen, möglich seien auch Zwangsmittel. "Und dass wir natürlich bald wiederkommen", sagt Henn. Mittlerweile haben viele Anbieter Software entwickelt, die Daten GDPdU-konform verarbeiten.

Bevor der Beamte den Prüfbericht verfasst, auf den der Steuerbescheid folgt, führt er ein Abschlussgespräch mit dem Steuerpflichtigen. Oft ist der Steuerberater dabei. Das Feilschen beginnt. Einiges hänge dabei vor allem vom Naturell des Prüfers ab, sagt der ehemalige Betriebsprüfer. Eine repräsentative Umfrage des Meinungsforschungsinstituts Forsa im Auftrag des Magazins "Capital" hat ergeben: 69 Prozent der Steuerberater meinen, dass die meisten Beamten intensiver prüfen als in der Vergangenheit. Dennoch oder gerade deshalb empfehlen Steuerberater, immer freundlich zu bleiben. Jeder erfahrene türkische Basarhändler wird das bestätigen.